لماذا نحتاج إلى نظام الإدارة البيئية؟

الأرض تحت تهديد كبير. من بين هذه التهديدات الناجمة عن التصنيع والنمو السكاني السريع التآكل ، والنفايات السامة ، واستنزاف الموارد الطبيعية ، وتدهور التوازن البيئي ، وانخفاض التنوع البيولوجي ، وتعاني اختلالات المناخ بسبب تأثير الدفيئة والاحتباس الحراري وتخفيف طبقة الأوزون.

من أجل منع هذه التهديدات ، تحتاج المخاطر البيئية والفرص إلى إدارتها بشكل أكثر كفاءة وبوسائل أكثر خلوية. لا يمكن تحقيق ذلك إلا من خلال تطبيق نظام الإدارة البيئية بشكل صحيح.

البيئة ليست مجرد بيئة يعيش فيها الناس وتوفر موارد مستمرة لضمان ذلك. تستخدم الشركات في مختلف القطاعات الموارد التي تم الحصول عليها من البيئة أثناء الإنتاج. ومع ذلك ، لا ينبغي اعتبار هذه الموارد غير محدودة. إذا تم استنفاد الموارد في يوم من الأيام ، فستبدأ البيئة في التلوث وستحدث معظم الأضرار بسبب الكائنات الحية. وهذا يعني أيضًا أن الشركات لن تكون قادرة على العثور على موارد للإنتاج بعد الآن.

حول هذه التطورات الخطيرة عقدت 1972 مؤتمر ستوكهولم. الموضوع الرئيسي لهذا المؤتمر هو خلق الوعي البيئي في العالم. تحتاج المجتمعات والبلدان إلى الامتثال لمبادئ حماية البيئة. بعد هذا المؤتمر ، عقدت 20 قمة ريو هذه المرة بعد نهاية العام. في هذا الاجتماع ، تم التأكيد على مفهوم التنمية المستدامة وتم إجراء مناقشات حول كيفية تنفيذه.

النقطة المهمة هي أنه يمكن تحقيق التنمية دون تلويث البيئة. لهذا الغرض ، من ناحية ، فإن الأفراد والشركات التي تمارس أنشطة الإنتاج عليها واجبات مهمة.

جميع الشركات تدرك الآن أن التنمية المستدامة ومتطلبات حماية البيئة هي من بين أهم القضايا لهذه الصناعة. يتعين على جميع الشركات أن تضع هذين المفهومين بين أولوياتها وأن تضع وتنفذ سياساتها وبرامجها بشكل متوازٍ.

لا يمكن التغلب على المشكلات البيئية إلا إذا تم اعتماد وتنفيذ نهج حساس للبيئة. هذا النهج هو نهج قائم على البيئة في جميع أنشطة المؤسسات ، مما يقلل من الأضرار التي تلحق بالبيئة ، ويغير عمليات الإنتاج في هذا الاتجاه ، باستخدام التقنيات الصحيحة والجديدة ، وتثقيف موظفيها ليكونوا على دراية بالبيئة وتنفيذ مشاريع جديدة تهدف إلى حماية البيئة.

يجب دائمًا إعطاء الأولوية للقرارات البيئية في قرارات إدارة الأعمال كما يجب تطوير النظام المناسب والعمليات التجارية من أجل تنفيذ القرارات.

ما هو نظام الإدارة البيئية؟

نظام الإدارة البيئية ليس نظام تحكم. إنه نظام يستجيب لمسؤوليات الشركات عن الظروف البيئية. هذا النظام هو أيضًا نظام يقلل من المخاطر البيئية ويخلق فرصًا تنافسية. يعد الاستخدام الفعال للمياه والطاقة وغيرها من موارد المواد الخام المستخدمة في الإنتاج عاملاً يقلل من التكاليف في جميع المؤسسات ، وخاصة في الشركات الصغيرة والمتوسطة.

المستهلكون أكثر وعياً اليوم من ذي قبل. إنه يلفت الانتباه ويطالب بأن توفر المنتجات التي يشترونها المزيد من فرص إعادة التدوير وإنتاج كميات أقل من النفايات واستخدام الموارد المتجددة في الإنتاج وجعل المنتجات أكثر موثوقية للنظام الإيكولوجي. من أجل تجنب التخلف عن هذه المطالب ، تقوم الشركات بتطوير نهج إدارة أكثر حساسية للبيئة.

لقد تم تطوير نظام الإدارة البيئية لتمكين المؤسسات العاملة في مختلف القطاعات من إدارة الأبعاد البيئية وتطوير وتنفيذ السياسات البيئية. لا تحل معايير نظام الإدارة البيئية ISO 14001 المنشورة من قبل منظمة المعايير الدولية (ISO) محل الأنظمة البيئية الحالية. ومع ذلك ، فهو دليل مهم للشركات.

بادئ ذي بدء ، يهدف النظام إلى اكتشاف ومراقبة الأنشطة الضارة للمؤسسات من أجل البيئة. في غضون ذلك ، بالطبع ، إذا كانت هناك فرص بيئية مهمة ، فإنه يهدف إلى التعرف عليها.

الهدف المهم للنظام هو الالتزام بمبادئ اللوائح القانونية القائمة. تسهل على الشركات العمل وفقًا للوائح القانونية في هذا الصدد.

يهدف نظام الإدارة البيئية أيضًا إلى تحديد أولويات المؤسسات ، ووضع سياسات بيئية وأهداف بيئية وإنشاء وتنفيذ برامج لتحقيق ذلك.

كما هو الحال مع جميع أنظمة إدارة الجودة ، فإن التحسين المستمر للنظام ضروري. من المهم للغاية تكييف النظام حسب الظروف والمتطلبات المتغيرة.

ولكي يحقق النظام هذه الأهداف ، يجب أولاً توفير الدعم والالتزام الإداري. أي نظام لا تدعمه الإدارة العليا وتتبعه لا يوفر الفوائد المتوقعة. وبالمثل ، تعد مشاركة الموظفين في النظام مهمة أيضًا. يجب أن يكون الموظفون على دراية بالبيئة وأن يكونوا على دراية بالمشاكل البيئية وأن يؤمنوا بممارساتهم.

يعد التكامل مع الأنظمة الأخرى المطبقة في المؤسسة مهمًا أيضًا لنجاح نظام الإدارة البيئية. هذا النظام ليس نظام قائم بذاته. في غضون ذلك ، يجب على الشركة التركيز على العمل في جميع العمليات التي تدخل في نطاق أنشطتها والتركيز على الدراسات اللازمة للاختبار والقياس والتحليل والتقييم في المجالات التي تؤثر فيها نتائج الأنشطة على الظروف البيئية.

يُعرف نظام الإدارة البيئية بمعايير ISO 14001 في جميع أنحاء العالم وهو يعتمد على معيار نظام إدارة الجودة ISO 9000. لذلك ، كان الاعتراف والتنفيذ الدوليين سريعين للغاية.

هل نظام الإدارة البيئية نظام مكلف؟

إنشاء وتنفيذ وتحسين نظام الإدارة البيئية في المؤسسات خلق تكلفة معينة. ومع ذلك ، نتيجة لأعمال التحسين المنجزة ، توفر المؤسسات مكاسب كبيرة في الإنتاجية ، وتقليل النفايات ، وإعادة الاستخدام وتوفير الموارد الطبيعية والمواد الخام. لذلك ، فإن النفقات المقدمة توفر عائدًا كبيرًا للمؤسسات.

تختلف فترة إعداد نظام الإدارة البيئية ISO 14001 لدراسات الشهادات اعتمادًا على حجم المؤسسة وتعقيد عملياتها وما إذا كانت أنشطة المؤسسة حاسمة من حيث الظروف البيئية. لذلك ليس من السهل إعطاء وقت مناسب لمرحلة إعداد الشهادات. ومع ذلك ، ووفقًا للمعلومات الواردة من جهات منح الشهادات ، فإن 20 تقريبًا من الشركات تكمل الأعمال التحضيرية في ستة أو أقل. نسبة قريبة من 60 تكمل هذه الدراسات بين 7-12 أشهر. اكتمال نسبة 20 خلال الشهر.

في الواقع ، يعتمد طول العمل التحضيري كليا على مساهمة الموظفين. بشكل عام ، فإن تغيير العادات والتكيف مع طريقة عمل جديدة يستغرق وقتًا من عادات العمل اليومية إلى طريقة جديدة لممارسة الأعمال. بشكل عام ، تواجه مقاومة العاملين في هذه القضايا.

إذا قامت الشركات بالفعل بإنشاء وإدارة أنظمة أخرى مثل نظام إدارة الجودة ISO 9001 أو نظام إدارة السلامة والصحة المهنية OHSAS 18001 ، فمن الأسرع بكثير إنشاء نظام إدارة البيئة ISO 14001 واعتماده والامتثال له. علاوة على ذلك ، من الممكن استخدام بعض مكونات الأنظمة الحالية لنظام الإدارة البيئية.

إنشاء نظام الإدارة البيئية

الخطوة الأكثر أهمية التي يجب اتخاذها عند إنشاء نظام الإدارة البيئية هي الحصول على دعم الإدارة العليا. تم ذكر هذه النقطة أعلاه. الخطوة المهمة الثانية التي يتعين على الإدارة العليا اتخاذها هي تعيين ممثل الإدارة للقيام بهذه الأنشطة. يجب أن يكون "ممثل الإدارة" الشخص الذي يتمتع بالكفاءات اللازمة في العملية ، ويعرف هيكل المؤسسة وأنشطتها ، ويكون على دراية بالبيئة وتلقى التدريب اللازم ولديه مهارة معينة في إدارة المشروع.

يجب على "ممثل الإدارة" أولاً إعداد خطة عمل وميزانية لعمل الإدارة البيئية. يجب عليه بعد ذلك تشكيل مجموعة عمل. يجب أن تتكون مجموعة العمل هذه من أشخاص من مواقع مختلفة في وحدات مختلفة من المؤسسة. المهمة الرئيسية للفريق العامل هي تحديد وتقييم الوضع الحالي.

الشركات التي ترغب في إعداد نظام الإدارة البيئية ISO 14001 ، إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تشارك فيها في هذا العمل ، فمن المفيد إجراء مراجعة بيئية أولية. على الرغم من أنها ليست من بين متطلبات المعيار ، يتم الكشف عن الأبعاد البيئية للمؤسسة من خلال دراسة تجرى في هذا الاتجاه. بالفعل أثناء تدقيق الشهادات ، لم يتم التحقق مما إذا كانت هذه الدراسة قد أجريت أم لا. ومع ذلك ، إذا تم إجراء مراجعة بيئية أولية ، فسيتم استخدام نتائج ذلك أثناء مرحلة تثبيت النظام. خلاف ذلك ، إذا لم يتم إجراء هذه الدراسة ، قد يتم الكشف عن عدم المطابقة غير المتوقعة خلال دراسات الشهادات. في هذه الحالة ، ستؤدي مراجعة الاستراتيجيات البيئية وتغييرها مرة أخرى إلى ضياع العمل والوقت.

يمكن إجراء دراسات المراجعة البيئية الأولية باستخدام الموارد التشغيلية أو عن طريق الاستعانة بمصادر خارجية. إذا تم استخدام الموارد الحالية ، فمن الممكن الاستفادة من تجربة الموظفين. في الوقت نفسه ، تصبح تكلفة العمل أقل ويمكن التحكم فيها.

تسلط المراجعة البيئية الأولية الضوء على ما يلي: ما هي وظيفة كل وحدة في المصنع؟ هل اللوائح القانونية ذات الصلة معروفة جيدًا؟ هل المعايير المحلية والأجنبية معروفة جيدًا؟ ما هي المواد الخام والمواد الكيميائية المستخدمة في الإنتاج؟ ما مقدار الطاقة المستهلكة؟ ما هي أنواع وكميات النفايات؟ هل هناك نفايات خطرة في النفايات؟ أي خطط الطوارئ؟ هل هناك أي أحداث غير عادية؟ ما هي الاحتياجات التدريبية لكل وحدة في المؤسسة؟

وفقًا لملحق معيار ISO 14001 ، يجب أن تغطي المراجعة الأولية المجالات الرئيسية الأربعة التالية (الملحق A1):

• تحديد اللوائح القانونية المعمول بها والتي يجب على المؤسسة الامتثال لها
• تحديد ظروف التشغيل العادية للمؤسسة ، والظروف غير الطبيعية مثل التكليف وإيقاف التشغيل ، والجوانب البيئية للحوادث بما في ذلك الحوادث
• فحص ممارسات الإدارة البيئية الحالية وعمليات المؤسسة بما في ذلك أنشطة المشتريات والعقود
• تقييم الحوادث والطوارئ حتى الآن

أحد المتطلبات الأساسية لمعيار ISO 14001 هو أن المؤسسة تتوافق مع اللوائح البيئية. يجب تحسين المناطق التي تم فيها انتهاك اللوائح القانونية أولاً. وفقًا للمعيار ، تُجرى دراسات المراجعة البيئية الأولية على أساس ما يلي:

• المساحة والمرافق والمعدات (الوضع الحالي والجديد أو المخطط له)
• الآثار البيئية (المياه والتربة والمياه الجوفية والسخام والدخان والغبار والغاز والبخار والهباء الجوي والرائحة والضوضاء والاهتزاز والطاقة والنفايات)
• الحوادث
• المواد (المواد الخام ومواد الإنتاج ومواد التعبئة والتكلفة والادخار)
• المنتج (التصميم ، التغليف ، الاستخدام ، التخلص والتكلفة والادخار)
• نقل
• عناصر نظام الإدارة البيئية الحالية

تنفيذ نظام إدارة البيئة ISO 14001

تم تنظيم هيكل هذه المواصفة القياسية تحت العناوين التالية:

• الشروط العامة (المادة 4.1)
• السياسة البيئية (المادة 4.2)
• التخطيط (المادة 4.3)
• التنفيذ والأنشطة (المادة 4.4)
• التحقق (المادة 4.5)
• مراجعة الإدارة (المادة 4.6)

المادة 4.1: الشروط العامة

وفقًا للشروط العامة للمعيار ، يجب على المؤسسة إنشاء نظام الإدارة البيئية وإعداده وتنفيذه وصيانته وتحسينه بشكل مستمر وفقًا لجميع الشروط الواردة في المعيار. الهدف من المعيار هو توفير أداء بيئي محسن للشركة. يجب على الشركات تحديد نطاق هذا النظام وجعله مكتوبًا.

المادة 4.2: السياسة البيئية

وفقًا للمعيار ، يتعين على الإدارة العليا تحديد السياسات البيئية للمشروع. بشكل عام ، يجب أن تكون خصائص السياسة البيئية:

• يجب أن يكون نطاق نظام الإدارة البيئية متسقًا مع تعريف وحجم وتأثير أنشطة الكيان أو منتجاته أو خدماته.
• يجب أن تتضمن السياسات البيئية للمؤسسة التزامًا وتحسينًا مستمرًا لمنع التلوث البيئي.
• يجب أن يتضمن التزامًا بأن الكيان سوف يمتثل للوائح البيئية وغيرها من المتطلبات التنظيمية اللازمة التي يجب عليه الامتثال لها.
• يجب أن تتضمن أهدافًا وغايات لحماية البيئة وتوفر إطارًا لمراجعتها.
• يجب تدوين السياسات البيئية وتحديثها وإبلاغها إلى الموظفين وجميع الأشخاص المعنيين الذين يعملون نيابة عن الكيان.
• في الوقت نفسه ، يجب أن تكون السياسات البيئية متاحة لأي شخص مهتم خارج المؤسسة.

باختصار ، يجب أن تتضمن السياسات البيئية التي تحددها المؤسسات ثلاثة التزامات أساسية: التحسين المستمر ومنع التلوث والامتثال للوائح القانونية.

المادة 4.3: التخطيط

• المادة 4.3.1: الأبعاد البيئية
• المادة 4.3.2: المتطلبات القانونية وغيرها
• المادة 4.3.3: الأهداف والغايات والبرنامج (البرامج)

الخطوة الأولى للتخطيط هي تحديد الأبعاد البيئية. تصف مرفقات المعيار (الملحق 3A) الأبعاد البيئية. عند تحديد أبعادها البيئية ، يجب على المؤسسات أن تأخذ في الاعتبار الأنشطة والمنتجات والخدمات التي تقوم بها والماضي في الماضي والتطورات المخطط لها في المستقبل. لأنه يجب أخذ الأبعاد البيئية في الاعتبار في منتج أو خدمة أو عملية جديدة وإظهار الاستمرارية.

تشمل الآثار البيئية: الانبعاثات في الهواء ، والنفايات إلى المياه ، والنفايات إلى التربة ، واستخدام الطاقة والمواد الخام والموارد الطبيعية ، وانبعاثات الطاقة (مثل الإشعاع والحرارة والاهتزاز) ، والانبعاثات على البيئة بسبب حادث (الدخان والغاز السام) ، الكيميائية ، المذيبات أو تسرب الوقود).

والخطوة التالية هي تقييم الأبعاد البيئية. لأن بعض هذه قد يكون لها آثار كبيرة على البيئة. يشدد المعيار على أهمية التأثير في هذه المرحلة. ومع ذلك ، لا توجد طريقة لتقييم الأبعاد البيئية في المعيار. ستحدد الشركات أهمية الأبعاد البيئية وفقًا لطرقها الخاصة. يتم أخذ المخاطر البيئية كأساس لتحديد أهميتها. يشير الخطر إلى احتمال حدوثه وعواقبه المحتملة عند حدوثه. هناك خطر كبير إذا كان من غير المحتمل حدوث ذلك ، ولكن إذا كانت العواقب كبيرة ، على سبيل المثال ، تسبب تلوثًا بيئيًا خطيرًا أو فقدان حصتها في السوق للشركة أو تسبب في تغريم الشركة.

المادة 4.4: التنفيذ والأنشطة

• المادة 4.4.1: الموارد والمهام والمسؤولية والسلطة
• المادة 4.4.2: الخبرة والتدريب والوعي
• المادة 4.4.3: الاتصال
• المادة 4.4.4: الوثائق
• المادة 4.4.5: مراقبة الوثائق
• المادة 4.4.6: مراقبة الأنشطة
• المادة 4.4.7: التأهب للطوارئ والاستجابة لها

من أجل تلبية متطلبات معيار ISO14001 وبالتالي تنفيذ النظام بشكل فعال ، يجب على الكيان تحديد المسؤوليات المتعلقة بنظام الإدارة البيئية والإعلان عنها في جميع أنحاء المؤسسة. من أجل تطبيق نظام فعال لإدارة البيئة ، يجب تحديد أدوار ومسؤوليات الموظفين والإدارة العليا ومراجعة المخطط التنظيمي وفقًا لذلك. الهيكل التنظيمي هو أداة مهمة في توجيه المسؤوليات البيئية.

عند إدخال نظام الإدارة البيئية ، ستكون هناك تغييرات في بعض التطبيقات المستمرة. يحتاج هذا التغيير إلى شرحه وتبنيه من قبل جميع الموظفين. في هذا الصدد ، سيكون تخطيط التدريب والتدريب مفيدًا في فهم متطلبات المعيار ، واعتماد سياسات بيئية ، وتوضيح السلوك في حالات الطوارئ ، وزيادة الوعي بالجوانب والآثار البيئية للأنشطة.

بالإضافة إلى ذلك ، يساعد التواصل الداخلي الفعال في زيادة تحفيز الموظفين ، والقيام بأنشطة تراعي الظروف البيئية وفهم المسؤولية والعمليات التجارية بشكل جيد. اقتراحات الموظفين لتحسين النظام فعالة للغاية. يجب أن يكون التواصل في شكل تدفق متبادل بين الإدارة العليا والموظفين.

نقطة أخرى مهمة هي دراسات الوثائق. جميع الوثائق المعدة في نطاق نظام الإدارة البيئية يجب طباعتها ونشرها في وسط إلكتروني وينبغي أن تغطي أساسا الوثائق التالية:

• مبادئ السياسة البيئية والأهداف والغايات التي تحددها المؤسسة
• نطاق نظام الإدارة البيئية
• دليل بيئي مشابه لدليل الجودة المعد في نظام إدارة الجودة
• المستندات المطلوبة وفقًا لمعيار ISO 14001 ، بما في ذلك جميع السجلات الواجب حفظها
• وثائق أخرى أعدت بهدف ضمان التخطيط والتشغيل والتحكم الفعال للعمليات التجارية

يجب أن تعلق الشركات أهمية على الوثائق التي تقدمها لضمان الحفاظ على عملياتها كما هو مطلوب بموجب معيار نظام إدارة البيئة ISO 14001. يتم تحديد طرق تنفيذ الأعمال بواسطة الدليل البيئي والإجراءات والتعليمات ذات الصلة. من خلال عملية التحقق من المستندات ، يتم التأكد من أن الوثائق الصحيحة والفعالة هي في الأشخاص المناسبين.

أنشطة مراقبة المستندات مستهدفة من قبل:

• تأكيد الوثائق المعدة
• مراجعة ومراجعة هذه الوثائق إذا لزم الأمر
• الموظفون لديهم مستندات حديثة
• استبعاد الوثائق القديمة
• تحديد ومراقبة توزيع الوثائق الخارجية اللازمة

قد يكون لأوجه القصور في الأنشطة المتعلقة بالجوانب البيئية تأثير سلبي على السياسة البيئية للشركة أو قد تؤدي إلى انحرافات عن الأهداف والغايات المتعلقة بالبيئة. يجب إعداد إجراءات مراقبة الأنشطة من أجل السيطرة على هذه الحالات. يجب تحديد الأنشطة التي يجب السيطرة عليها من خلال النظر في الأبعاد البيئية المهمة للمشروع.

أخيرًا ، يجب على المؤسسات وضع إجراءات التأهب والاستجابة لحالات الطوارئ من أجل تحديد الحوادث والطوارئ وطرق الاستجابة المحتملة التي سيكون لها آثار سلبية على البيئة. حالات الطوارئ هي الأحداث التي تؤثر على قدرة الشركات على القيام بأعمال تجارية ولها القدرة على التوقف ويكون لها تأثير كبير. بالإضافة إلى ذلك ، يجب مراجعة هذه الإجراءات على فترات منتظمة واختبارها بانتظام. يشكل تحليل المخاطر أساس خطط الاستجابة للطوارئ. ليس من الصحيح إعداد خطة طوارئ دون تحليل المخاطر في الشركة. يجب على الشركات إعداد خطة للطوارئ من خلال تقييم مخاطرها المحددة.

المادة 4.5: التحقق

• المادة 4.5.1: الرصد والقياس
• المادة 4.5.2: تقييم المطابقة
• المادة 4.5.3: عدم المطابقة ، الإجراءات التصحيحية والإجراءات الوقائية
• المادة 4.5.4: مراقبة السجلات
• المادة 4.5.5: التدقيق الداخلي

يجب على الشركات مراقبة وقياس الخصائص الرئيسية للأنشطة التي تحدث تأثيرات بيئية كبيرة بشكل دوري. وبالتالي فإن إجراءات الرصد والقياس ضرورية. يتم السيطرة على الآثار البيئية من خلال دراسات الرصد والقياس ويتم التحقق من نتائج عمليات الإنتاج ودراسات نظام الإدارة البيئية. الغرض من المراقبة هو التحقق مما إذا كانت العمليات المخططة تنفذ كما هو مخطط لها. على سبيل المثال ، إذا قيل إنه ينبغي تفتيش مناطق تخزين النفايات الخطرة للشركة كل أسبوع ، فهذه دراسة مراقبة. يتم إجراء دراسات القياس لتحديد القيم العددية المحسوبة أو المحسوبة أو المقدرة للأنشطة. على سبيل المثال ، في محطات معالجة مياه الصرف الصحي ، تُجرى دراسات القياس لتحديد محتوى الأكسجين أو قيمة الرقم الهيدروجيني أو عدد البكتيريا أو قيمة درجة الحرارة. في نطاق دراسات الرصد والقياس ، ينبغي تقييم الامتثال للوائح البيئية بانتظام.

يقيّم تقييم المطابقة امتثال الكيان للمتطلبات القانونية المقررة ، بما في ذلك التصاريح والتراخيص السارية. في غضون ذلك ، ووفقًا للمعيار ، ينبغي إنشاء وتنفيذ الإجراءات التصحيحية والوقائية اللازمة في حالة عدم الامتثال الحقيقي والمحتمل. الدراسات الوقائية ، التي هي النهج العام في نظم الجودة ، سهلة ورخيصة مقارنة بالدراسات التي يتعين القيام بها لتصحيح هذه المشكلات.

يجب أن تكون التدابير المتخذة وفقًا لمعيار ISO 14001 متسقة مع حجم المشكلات والآثار البيئية التي تحدثها. بالإضافة إلى ذلك ، يجب تسجيل نتائج الإجراءات التصحيحية والوقائية المتخذة.

وفقًا للمادة الخاصة بالتحكم في سجلات المعيار ، من الضروري إنشاء والحفاظ على إجراء منفصل لإنشاء وتخزين وحفظ وتصحيح وفترة الاحتفاظ وتدمير السجلات المطلوبة لحفظها وفقًا لنظام الإدارة البيئية. يتم استخدام هذه السجلات كدليل بعد إتمام العمليات وإلغاء الاعتماد على الأشخاص. وينص أيضًا على أن المؤسسة تدير نظام الإدارة البيئية على النحو المُصمم. يستخدم أيضًا لإثبات امتثال أنشطة الكيان للوائح القانونية.

بعض السجلات المحفوظة في نظام الإدارة البيئية هي: الالتزامات القانونية والتصاريح والتراخيص وسجلات الجوانب البيئية المهمة والأهداف والغايات البيئية وتقارير الحوادث البيئية والإجراءات التصحيحية والوقائية وتقارير اجتماعات المراجعة الإدارية وتقارير التدقيق وسجلات التدريب والعملاء ، وسجلات الموردين وغيرهم من الأشخاص والمنظمات سجلات الاتصال ، وسجلات المعايرة ، والمعلومات المتعلقة بالإنتاج ، والمعلومات المتعلقة بالمنتج ، وسجلات التفتيش والصيانة ونتائج التفتيش.

يعد التدقيق الداخلي من الجوانب الهامة لنظام الإدارة البيئية. يتم إجراء دراسات التدقيق الداخلي لتحديد ما إذا كانت شروط المعيار متوافقة مع الإجراءات التي تم إعدادها أو ما إذا كانت الأنشطة يتم تنفيذها وفقًا للإجراءات وإبلاغ الإدارة بالنتائج. باختصار ، تتضمن أنشطة التدقيق الداخلي ثلاثة أهداف: تقييم أداء نظام الإدارة البيئية في نطاق أهداف وغايات المؤسسة ، لتلبية متطلبات المعيار وتلبية متطلبات المؤسسة نفسها. من المهم تحديد عدم المطابقة البيئية في دراسات المراجعة الداخلية. لهذا السبب ، يجب أن يكون المراجعون الداخليون على دراية بنظام الإدارة البيئية ومعيار ISO 14001 وأن يكونوا على دراية بالبيئة.

المادة 4.6: مراجعة الإدارة

تتمثل أهم نقطة في معيار ISO 14001 ونظام الإدارة البيئية في مراجعة نظام الإدارة البيئية الذي ستنفذه الإدارة العليا لضمان استمرارية هذا النظام ليكون مناسبًا وكافًا وفعالًا. تعد هذه الدراسات مفتاحًا مهمًا للشركة للوفاء بالتزامها بالتطوير المستمر. العوامل الثلاثة التالية فعالة في دراسات المراجعة الإدارية:

• نتائج تدقيق نظام الإدارة البيئية
• الظروف المتغيرة
• الالتزام بالتحسين المستمر

في ضوء هذه العوامل ، يتم تحديد التغييرات والتحسينات الضرورية في السياسات والأهداف البيئية وعناصر النظام الأخرى.

يجب أن يحضر اجتماعات المراجعة الإدارية أشخاص من مناصب صنع القرار في العمل. عدد مرات عقد هذه الاجتماعات يعتمد كليا على قرار العمل. بشكل عام ، يجب أن تعقد هذه الاجتماعات مرة واحدة على الأقل كل عام حيث تقوم المؤسسات بإعداد أهدافها وميزانياتها سنويًا.

تتناول اجتماعات المراجعة الإدارية بشكل رئيسي القضايا التالية:

• نتائج دراسات التدقيق الداخلي ، اقتراحات للإجراءات التصحيحية والوقائية وما إذا كانت قد تحققت
• إشعارات من خارج المؤسسة وكيفية تقييمها ، بما في ذلك الشكاوى ، ضمن نظام الإدارة البيئية للمؤسسة
• القرارات المتخذة في الاجتماع السابق لاستعراض الإدارة والأنشطة الفعلية
• ما إذا كانت الأهداف والغايات البيئية المحددة قد تحققت ، إن لم يكن ، أسباب الفشل
• ما إذا كانت السلطات والمسؤوليات المتعلقة بنظام الإدارة البيئية في المؤسسة واضحة أم لا
• ما إذا كانت الموارد تستخدم بفعالية
• ما إذا كانت الإجراءات المعدة كافية
• ما إذا كان يتم رصد تطوير نظام الإدارة البيئية
• ما إذا كان هناك تغيير جديد في اللوائح ذات الصلة ، وإذا كان الأمر كذلك ، كيف تؤثر هذه اللوائح الجديدة على النظام
• ما الذي يمكن القيام به لزيادة تحسين نظام الإدارة البيئية؟