Alle Unternehmen, die geschweißte Produkte herstellen, sollten das ISO 3834-Qualitätsmanagementsystem für die geschweißte Produktion einrichten und das ISO 3834-Zertifikat erwerben. Nach einer gewissen Zeit der Anwendung des Systems wird der Zertifizierungsprozess durch Kontaktaufnahme mit einer Zertifizierungsstelle eingeleitet. In der Regel wird ein Antragsformular bei den Zertifizierungsstellen ausgefüllt und der erste Schritt unternommen. Bei der Auswahl der Zertifizierungsstelle muss jedoch sorgfältig geprüft werden, ob die Organisation von einer nationalen oder internationalen Akkreditierungsstelle zugelassen ist.
Nach der Bewertung des Antragsformulars erstellt die Zertifizierungsstelle einen Vertrag. Der im Vertrag zu erbringende Leistungsumfang sollte klar und umfassend sein. Die Arbeit beginnt, sobald der Vertrag vom antragstellenden Unternehmen unterzeichnet wurde und die Zertifizierungsstelle je nach Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl eine ausreichende Anzahl von Auditoren zugeteilt hat. Audits werden für alle Industrieunternehmen durchgeführt, die ihre Produktion durch Schweißen nach ISO 3834 herstellen. Für Unternehmen, die mit der Herstellung und Reparatur von Schienenfahrzeugen und -fahrzeugteilen befasst sind TS EN 15085 Standards.
Eine vorläufige Prüfung wird von den Prüfern zunächst über die Dokumentationsstudien durchgeführt. Wenn es Unannehmlichkeiten oder Fehler gibt, die während der Vorinspektion auffallen, werden diese gebeten, entfernt zu werden. Feldinspektionen können nicht durchgeführt werden, bevor Dokumentationsmängel beseitigt sind. Wenn keine Mängel festgestellt werden oder die festgestellten Mängel innerhalb der vorgegebenen Zeit behoben werden, werden die Feldprüfungen durchgeführt, bei denen die eigentlichen Prüfungsarbeiten durchgeführt werden. In dieser Phase werden die Aktivitäten des Unternehmens am Arbeitsplatz überwacht. Vor Ort wird beobachtet, wie viel die geleistete Arbeit gemäß den vorbereiteten Arbeitsprozessen, Anwendungsanweisungen und Arbeitsablaufdiagrammen ausgeführt wird und wie viel die Mitarbeiter gemäß ihren Stellenbeschreibungen handeln. In diesem Stadium werden bei erkennbaren Mängeln und Abweichungen Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen angefordert und die Ergebnisse dieser Studien verfolgt.
Wenn diese Studien Änderungen in der vorhandenen Dokumentation erfordern, werden diese Änderungen ebenfalls vorgenommen. Nach Abschluss aller Studien erstellt der Auditor einen Bericht und legt ihn der Zertifizierungsstelle vor. Wenn die Zertifizierungsstelle die Ergebnisse dieses Berichts bewertet und dies für angemessen hält, stellt sie das ISO 3834-Zertifikat für das Kompetenzmanagementsystem für geschweißte Fertigung aus und reicht es beim Unternehmen ein. Die Gültigkeitsdauer des Dokuments beträgt drei Jahre. Es sind jedoch einmal jährlich Zwischeninspektionen erforderlich, um die Kontinuität des dokumentierten Systems zu überprüfen. Wichtig ist nicht nur die Beschaffung von Dokumenten, sondern auch die Nachhaltigkeit des Systems. Das Dokument kann annulliert werden, wenn festgestellt wird, dass das Unternehmen bei den Zwischeninspektionen die Standardanforderungen nicht erfüllt.
