Γιατί οι προμηθευτές είναι σημαντικοί;
Σήμερα, η προσέγγιση της συνολικής ποιότητας και η καθιέρωση συστημάτων διασφάλισης της ποιότητας έχουν γίνει πολύ διαδεδομένα. Όσον αφορά την παροχή ποιότητας στην πηγή, οι προμηθευτικές εταιρείες αποτελούν τον πρώτο κρίκο της αλυσίδας. Ανεξάρτητα από το μέγεθος και το μέγεθός τους, όλες οι επιχειρήσεις πρέπει να αγοράσουν τις απαραίτητες πρώτες ύλες, ημιτελικά προϊόντα, εξαρτήματα, υποσυστήματα και ορισμένα υλικά ή ορισμένες υπηρεσίες. Οι αγοραστές περιλαμβάνουν υπηρεσίες στον τομέα των υπηρεσιών όπως διαβούλευση, διαφήμιση, καθαρισμός, υπηρεσίες ταχυμεταφορών και τροφοδοσία.
Για όλες αυτές τις επιχειρήσεις, η ποιότητα των προϊόντων και των υπηρεσιών σχετίζεται άμεσα με την ποιότητα των προμηθευτών και των προϊόντων και υπηρεσιών τους. Ένα σημαντικό σημείο των συστημάτων ποιότητας είναι ότι χωρίς ποιότητα εισόδου, δεν μπορεί να αναφερθεί η ποιότητα του τελικού προϊόντος. Ως εκ τούτου, οι προμηθευτές πρέπει να ενσωματωθούν πλήρως στις διαδικασίες της επιχείρησης. Υπάρχουν προμηθευτές στο ένα άκρο των επιχειρηματικών διαδικασιών. Στο άλλο άκρο είναι οι πελάτες. Ενώ η επιχείρηση στο μεταξύ παρέχει τις απαιτήσεις των πελατών από τις εταιρείες προμηθευτών, πρέπει επίσης να μοιράζονται τις ανατροφοδοτήσεις που προέρχονται από τους πελάτες με τις εταιρείες προμηθευτών. Κατά τη διαδικασία ανάπτυξης ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας, υπάρχει συνεργασία μεταξύ της επιχείρησης και της εταιρείας προμηθευτών.
Η ποιότητα της συμμόρφωσης είναι το μέτρο της ικανοποίησης των κριτηρίων του προϊόντος και των υπηρεσιών που απαιτούνται για την κάλυψη των αναγκών των πελατών και των προσδοκιών των εταιρειών και των προμηθευτών. Αφού καθορίσει τα χαρακτηριστικά του προϊόντος ή της υπηρεσίας με τα έργα μελέτης, η εταιρεία αρχίζει να διαπραγματεύεται με τις εταιρείες προμηθευτών. Με απλά λόγια η ροή είναι η εξής: οι πελάτες προσδιορίζουν τις απαιτήσεις τους, η επιχείρηση προσδιορίζει τα χαρακτηριστικά της επιχείρησης βάσει αυτών των απαιτήσεων και ενημερώνει τον προμηθευτή, τότε το προϊόν ή η υπηρεσία που λαμβάνει από τον προμηθευτή συγκρίνεται με τις προσδοκίες του πελάτη και εξασφαλίζεται η συμμόρφωση.
Η ποιότητα των επιδόσεων είναι ο καθορισμός των επιπέδων απόδοσης των προϊόντων ή των υπηρεσιών της εταιρείας στην αγορά με διάφορες μεθόδους (όπως έρευνα πελατών, πωλήσεις ή ανάλυση υπηρεσιών). Σύμφωνα με τους εμπειρογνώμονες ποιότητας, είναι σημαντικό οι προμηθευτικές εταιρείες να έχουν καλές σχέσεις με τις επιχειρήσεις στις οποίες αναπτύσσουν τις δραστηριότητές τους, τόσο όσον αφορά την αυτο-βελτίωση όσο και στην ανάπτυξη των προϊόντων ή των υπηρεσιών που παράγουν. Θα πρέπει να υπάρχει διαρκής διάλογος μεταξύ τους, θα πρέπει να δημιουργηθούν σχέσεις σε στέρεες βάσεις, να συλλεχθούν δεδομένα και να πραγματοποιηθούν μετρήσεις και να ακολουθηθούν ορισμένοι κανόνες όσον αφορά τις μεθόδους βελτίωσης της ποιότητας.
Η συνεργασία με τις εταιρείες προμηθευτών έχει σημαντική θέση στις δραστηριότητες της επιχείρησης και τα απαιτούμενα προϊόντα ή υπηρεσίες πρέπει να λαμβάνονται με την προσδοκώμενη ποιότητα, στην επιθυμητή ποσότητα, στον επιθυμητό χρόνο, με το κατάλληλο κόστος και από την επιθυμητή πηγή. Για τους λόγους αυτούς, οι προμηθευτές είναι σημαντικοί και πρέπει να παραμείνουν υπό έλεγχο.
Οι προσδοκίες των εταιρειών από τις εταιρείες προμηθευτών έχουν ως εξής:
- Τα προϊόντα και οι υπηρεσίες θα πρέπει να αποστέλλονται κατόπιν αιτήματος
- Η επιχείρηση πρέπει να πληροί τις απαιτήσεις με μηδενικό σφάλμα
- Πρέπει να είναι οικονομικά αποδοτικό
- Πρέπει να είναι καλής ποιότητας και να παραδίδεται εγκαίρως
- Εάν υπάρχει πρόβλημα με τον προμηθευτή, πρέπει να επιλυθούν χωρίς να επηρεαστούν οι απαιτήσεις του πελάτη.
- Οι διαδικασίες των προμηθευτών πρέπει να ελέγχονται με τεχνικές στατιστικής ελέγχου των διαδικασιών
- Οι προμηθευτές πρέπει να αναπτύξουν συστάσεις σχετικά με την παράδοση προϊόντων στον πελάτη και οι οποίες θα επηρεάσουν τις διαδικασίες
Έλεγχοι προμηθευτών
Προκειμένου οι έλεγχοι των προμηθευτών να είναι υγιείς και επιτυχείς, πρώτα θα πρέπει να εφαρμοστεί στην επιχείρηση ένα σύστημα διαχείρισης όπως το σύστημα διαχείρισης ποιότητας ISO 9001. Η ποιότητα ενός αγορασμένου προϊόντος ή υπηρεσίας είναι ο σημαντικότερος παράγοντας που καθορίζει την ποιότητα των προϊόντων ή των υπηρεσιών της επιχείρησης. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να υπάρχει μια σταθερή υποδομή στην επιχείρηση. Η έγκαιρη, υψηλής ποιότητας και επιθυμητά χαρακτηριστικά της προσφοράς, με τον ίδιο τρόπο με την επιχείρηση των πελατών της για την παροχή ποιοτικών προϊόντων και υπηρεσιών θα παρέχει.
Από την άποψη αυτή, είναι πολύ σημαντικό να ελέγχονται οι προμηθευτές που επηρεάζουν άμεσα την ποιότητα των προϊόντων και υπηρεσιών και να αξιολογούνται σύμφωνα με τα καθορισμένα κριτήρια παρακολούθησης της απόδοσης. Οι μέθοδοι αξιολόγησης της απόδοσης και η διαδικασία αξιολόγησης των προμηθευτών που καθορίζονται από τις επιχειρήσεις ασχολούνται γενικά με τις προμηθευτικές εταιρείες σε δύο διαφορετικές πλευρές: τους υποψήφιους προμηθευτές που θα προμηθευτούν για πρώτη φορά τα προϊόντα και τις υπηρεσίες και τις εταιρείες προμηθευτών στις οποίες αγοράζονται τα προϊόντα και οι υπηρεσίες. Οι εταιρείες που διαθέτουν πιστοποιητικό συστήματος διαχείρισης ποιότητας ISO 9001 δεν αγοράζουν προϊόντα ή υπηρεσίες από καμία εταιρεία προμηθευτή. Οι εταιρείες προμηθευτών πρέπει να πληρούν ορισμένες προϋποθέσεις. Για το λόγο αυτό, εκτελούνται τόσο η επιλογή νέων προμηθευτών όσο και η συνεργασία με τους υπάρχοντες προμηθευτές.
Προκειμένου να επιτευχθεί το αναμενόμενο όφελος από τους ελέγχους των εταιρειών προμηθευτών, η υπάρχουσα τεκμηρίωση πρέπει απαραίτητα να περιλαμβάνει τη διαδικασία ελέγχου. Προκειμένου να μην χάσουν τίποτα κατά τη διάρκεια των ελέγχων, οι έλεγχοι διεξάγονται βάσει των προετοιμασμένων λιστών ελέγχου.
Επιπλέον, κατά τον προσδιορισμό των νέων προμηθευτριών εταιρειών και την αξιολόγηση των υφιστάμενων προμηθευτικών εταιρειών, η επιχείρηση θα πρέπει να έχει προετοιμασμένο πίνακα αξιολόγησης. Η βαθμολόγηση θα πρέπει να γίνεται βάσει ορισμένων κριτηρίων, όπως η ποιότητα του προϊόντος και των υπηρεσιών, ο χρόνος παράδοσης, η τιμή, η μέθοδος πληρωμής και το αν έχει ή όχι πιστοποιητικό συστήματος διαχείρισης ποιότητας ISO 9001. Δεν υπάρχει ενιαία λύση για τα κριτήρια αυτά και τον τρόπο υπολογισμού της βαθμολογίας. Μεταβάλλονται ως επί το πλείστον ανάλογα με την οργανωτική δομή των επιχειρήσεων, τους τομείς δραστηριότητάς τους και την προοπτική της διοίκησης. Ωστόσο, η ουσία της διαδικασίας αξιολόγησης του προμηθευτή είναι να καθορίσει τις αρχές και τις ευθύνες που θα εφαρμοστούν κατά την επιλογή των προμηθευτών ή την αξιολόγηση των προμηθευτών.
Οι έλεγχοι των προμηθευτών διεξάγονται γενικά με τους ακόλουθους κύριους παράγοντες:
- Επαλήθευση των εφαρμογών του συστήματος διαχείρισης ποιότητας (έλεγχος των εφαρμογών, ιχνηλασιμότητα, καταλληλότητα της διαχείρισης της τεκμηρίωσης, καταλληλότητα υλικών και υλικών διαχείρισης, σημεία ελέγχου διεργασιών και ποιότητας, εξοπλισμός βαθμονόμησης και μη συμμόρφωση και δραστηριότητες συνεχούς βελτίωσης για την εξασφάλιση ποιότητας προϊόντων και υπηρεσιών)
- Επαλήθευση της τεχνικής ικανότητας (απαραίτητη υποδομή, γραφεία και εγκαταστάσεις, ικανότητα επάρκειας και μηχανικής, ικανότητα σχεδιασμού)
- Προσδιορισμός της παραγωγικής ικανότητας (προσόντα των εργαζομένων, ειδικός εξοπλισμός επεξεργασίας και προσόντα)
