Γιατί χρειάζεται η επίβλεψη του προμηθευτή;
Πολλές επιχειρήσεις εξαρτώνται από τους προμηθευτές να προμηθεύουν πρώτες ύλες, ημικατεργασμένα προϊόντα ή τελικά προϊόντα και την ποιότητα αυτών των προϊόντων. Είναι αδύνατο για τις επιχειρήσεις που έχουν τα απαιτούμενα ποιοτικά χαρακτηριστικά από τις εταιρείες προμηθευτών, οι οποίες δεν μπορούν να προμηθεύσουν το επεξεργασμένο ή ημιεπεξεργασμένο υλικό ή τις πρώτες ύλες εντός της απαιτούμενης χρονικής περιόδου, να ενεργούν στο πλαίσιο των δικών τους πολιτικών ποιότητας. Ως εκ τούτου, είναι εξαιρετικά σημαντικό οι εταιρείες που τηρούν τις αρχές και αρχές να εποπτεύουν και να εποπτεύουν τους προμηθευτές στο χώρο.
Η διατήρηση της ποιότητας του προϊόντος και η ικανοποίηση του πελάτη είναι δυνατή μόνο με την αποτελεσματική εποπτεία. Η ικανοποίηση του πελάτη και η ποιότητα του προϊόντος επιτυγχάνονται μόνο με το γεγονός ότι οι προμηθευτικές εταιρείες διαθέτουν τα συστήματα διαχείρισης που ανήκουν στις επιχειρήσεις με τις οποίες συνεργάζονται και ότι υλοποιούν πραγματικά αυτά τα συστήματα. Φυσικά, οι προμηθευτές δεν μπορούν να αναμένουν να παράγουν συνεχώς τα ίδια ποιοτικά κριτήρια. Για το λόγο αυτό, είναι σημαντικό να ελέγχεται κατά πόσον οι προμηθευτές παρέχουν προϊόντα της αναμενόμενης ποιότητας, ασφάλειας και υγείας και εάν παράγουν σύμφωνα με τα σχετικά πρότυπα. Αυτοί οι έλεγχοι αποτελούν επίσης απαίτηση για τις ευθύνες των επιχειρήσεων προς τους πελάτες τους.
Οι δραστηριότητες εποπτείας του προμηθευτή πραγματοποιούνται με ελέγχους που διεξάγονται σε χρονικά διαστήματα και κριτήρια που ορίζονται από τις επιχειρήσεις. Οι εκθέσεις που καταρτίζονται ως αποτέλεσμα αυτών των ελέγχων επιτρέπουν στις επιχειρήσεις να αξιολογούν τους προμηθευτές με επαγγελματικό τρόπο και να παρέχουν την ευκαιρία να κατευθύνουν τους προμηθευτές προς εργασία σύμφωνα με τα κριτήρια που θέλουν.
Τα κριτήρια πιστοποίησης και ελέγχου των ελεγκτών που εργάζονται στον οργανισμό που θα διεξάγει τις μελέτες επιτήρησης προμηθευτών καθορίζονται από ένα πρωτόκολλο που πρέπει να γίνει μεταξύ των επιχειρήσεων και του οργανισμού επιτήρησης. Το πρωτόκολλο περιλαμβάνει επίσης την προσέγγιση ελέγχου και αποδεκτούς ή απαράδεκτους ορισμούς σφαλμάτων.
Η αλυσίδα εφοδιασμού έχει μεγάλο μερίδιο στην επιτυχία των επιχειρήσεων, ιδιαίτερα στις σημερινές δύσκολες συνθήκες της αγοράς. Η εποπτεία της συμμόρφωσης των προμηθευτικών εταιρειών με τα κριτήρια και τα πρότυπα της επιχείρησης είναι απαραίτητη προκειμένου να επιτευχθεί ένα συγκεκριμένο πρότυπο ποιότητας στην αλυσίδα εφοδιασμού και να δημιουργηθεί μια θετική εικόνα στον δημόσιο τομέα της επιχείρησης. Οι επιθεωρήσεις των προμηθευτών πραγματοποιούνται σύμφωνα με την πολιτική, τα πρότυπα, τις διαδικασίες και τις αρχές ροής εργασίας της εταιρείας. Με αυτόν τον τρόπο, οι επιχειρήσεις μπορούν να δουν την κατάσταση της αλυσίδας εφοδιασμού στην αγορά και να ανταποκριθούν σε προβλήματα και καταστάσεις που πρέπει να παρεμβληθούν εγκαίρως.
Τι κερδίζει η επιτήρηση του προμηθευτή για επιχειρήσεις;
Με την εποπτεία των προμηθευτών διασφαλίζεται ότι οι επιχειρήσεις ακολουθούν αποτελεσματικά την αλυσίδα εφοδιασμού και ότι οι εταιρείες συμμορφώνονται με τις διεθνώς αποδεκτές αρχές ποιότητας, περιβάλλοντος και κοινωνικής ευθύνης. Οι επιχειρήσεις διασφαλίζουν ότι εκπληρώνουν τις υποχρεώσεις τους με αυτόν τον τρόπο.
Εν τω μεταξύ, οι επιχειρήσεις βλέπουν τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες των εταιρειών προμηθευτών με τις οποίες συνεργάζονται, αναγνωρίζοντας παράλληλα τις ευκαιρίες και τις απειλές που έχουν και καθορίζοντας ποια συστήματα και πρότυπα διαχείρισης θα πρέπει να εφαρμόσουν προς αυτή την κατεύθυνση.
Στο τέλος των μελετών παρακολούθησης των προμηθευτών, οι εταιρείες έχουν την ευκαιρία να δουν τις δραστηριότητες των εταιρειών προμηθευτών επί τόπου, να εξετάσουν τις διαδικασίες που ακολουθούν, να κατανοήσουν τις εφαρμογές του συστήματος, τις μη συμμορφώσεις, τις ανεπάρκειες εφαρμογής και πόσο εφαρμόζουν διορθωτικές και προληπτικές δραστηριότητες.
Η εποπτεία και ο έλεγχος του προμηθευτή πραγματοποιούνται συνήθως σε μια προκαθορισμένη λίστα ερωτήσεων. Κάθε μία από αυτές τις ερωτήσεις έχει κανονικές βαθμολογίες και καταγράφονται με τις βαθμολογίες που έδωσαν οι ελεγκτές κατά την εποπτεία. Σε έναν τέτοιο υπολογισμό, οι βαθμολογίες και οι αποκλίσεις από το πρότυπο καθορίζονται από τις εταιρείες προμηθευτών ως αποτέλεσμα της εποπτείας. Με ένα τέτοιο σύστημα βαθμολόγησης επιτυγχάνεται αμφίδρομο όφελος. Είναι σαν,
- Από τη μία πλευρά, διάφορες εταιρείες προμηθευτών εποπτεύονται σε διαφορετικές χρονικές στιγμές και είναι δυνατόν να συγκριθούν οι εταιρείες παροχής υπηρεσιών μεταξύ τους με ίσα κριτήρια.
- Από την άλλη πλευρά, συγκρίνονται οι βαθμολογίες που λαμβάνονται από τις ίδιες εταιρείες προμηθευτών ως αποτέλεσμα επανειλημμένων επιθεωρήσεων σε διαφορετικούς χρόνους και παρακολουθείται η εξέλιξή τους με την πάροδο του χρόνου.
Τα σημεία που πρέπει να περιλαμβάνονται στα έντυπα επιτήρησης προμηθευτών καθορίζονται μεταξύ της εταιρείας επιτήρησης και της επιχείρησης. Ωστόσο, σχετίζεται κυρίως με τις προσδοκίες της επιχείρησης από τις μελέτες επιτήρησης και τους τρόπους με τους οποίους οι προμηθευτές επιθυμούν να αξιολογήσουν. Παραδείγματος χάριν, η ανταγωνιστικότητα του προμηθευτή, είτε έχει ευελιξία των τιμών, είτε να παραδώσει έγκαιρα, ακριβή και ολοκληρωμένα τα προϊόντα, αν η ποιότητα του προϊόντος ανταποκρίνεται στις ανάγκες της επιχείρησης, πόσο ειλικρινής και αξιόπιστη είναι στην αγορά, τα έγγραφα συστήματος διαχείρισης και τα τυποποιημένα έγγραφα που διαθέτει.
Τα ακόλουθα οφέλη είναι αξιοσημείωτα ενόψει της εποπτείας των προμηθευτών από τις επιχειρήσεις:
- Οι επιχειρήσεις αναγνωρίζουν έγκαιρα προβλήματα της αλυσίδας εφοδιασμού.
- Οι εφάπαξ ή εφάπαξ προμηθευτές εξαλείφονται.
- Παρέχει στις επιχειρήσεις μια νέα προοπτική από πλευράς απόδοσης και οικονομικής αποδοτικότητας και βοηθά τον προμηθευτή να σχεδιάζει σωστά τις απαιτήσεις του.
- Ένα άλλο σημαντικό κέρδος είναι ότι οι επιχειρήσεις δημιουργούν έναν συστηματικό ανταγωνισμό προμηθευτών με αυτόν τον τρόπο και αυξάνουν τη διαπραγματευτική ισχύ της επιχείρησης.
Η εποπτεία των προμηθευτών πραγματοποιείται σε τρόφιμα, αυτοκίνητα, φαρμακευτικά, μηχανήματα, χημικά, κλωστοϋφαντουργικά και πολλούς άλλους τομείς και οι εποπτικές αρχές παρέχουν προγράμματα ανάπτυξης προμηθευτών ειδικά για αλυσίδες λιανικής πώλησης.
Με την εποπτεία των προμηθευτών, η παραγωγική διαδικασία των επιχειρήσεων είναι ισορροπημένη και αυξάνεται η ανταγωνιστικότητά τους. Οι επιχειρήσεις επιταχύνουν την ανάπτυξή τους με αυτόν τον τρόπο και καθιστούν τη συνέχεια τους μόνιμη.
Στις σημερινές παγκοσμιοποιημένες αγορές, οι προμηθευτές δεν βρίσκονται στην ίδια χώρα ή στην ίδια περιοχή αλλά σε πολλά απομακρυσμένα μέρη του κόσμου. Οι εποπτικές αρχές παρακολουθούν και εποπτεύουν ακόμη και αυτούς τους απομακρυσμένους προμηθευτές μέσω των ευρέων δικτύων παροχής υπηρεσιών τους. Αυτό δίνει στις επιχειρήσεις μεγάλο πλεονέκτημα στις παγκόσμιες αγορές. Η εποπτεία όλων αυτών των προμηθευτών, που ζουν σε διαφορετικές χώρες, διαφορετικούς πολιτισμούς, διαφορετικές οικονομίες και μιλούν διαφορετικές γλώσσες, προσθέτει αξία σε επιχειρήσεις με κοινή προοπτική.
Ταυτόχρονα, η κατάσταση των επιχειρήσεων στις εγχώριες αγορές αξιολογείται λεπτομερώς από πλευράς σχέσεων προμηθευτών και η ανταγωνιστικότητα αυτών των επιχειρήσεων στις διεθνείς αγορές αποκαλύπτεται μέσω των μελετών επιτήρησης του προμηθευτή.
