سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 چیست؟
شرکت ها باید با شرایط فزاینده محیط زیست و تغییرات جهانی و تغییرات رقابت در دنیای امروز، در جهت حفظ وجود و تحقق چشم اندازهای خود، به دنبال داشته باشند. البته این تغییر نیز در ساختار سازمانی شرکت ها منعکس شده است. در دنیای کسب و کار امروز، پدیده کیفیت تاثیری استراتژیک بر مسائل رقابتی شرکت ها دارد. با این حال، از سوی دیگر، شرکت ها نیازمند ابزارهای متعددی هستند تا بتوانند کیفیت را در ذهن خود ایجاد کنند. یکی از این ابزارها سیستم مدیریت کیفیت است.
امروزه تعداد زیادی از شرکت ها در بخش های تولید محصولات و خدمات فعالیت می کنند و شمار زیادی از گزینه هایی را که مصرف کنندگان ترجیح می دهند، تشکیل می دهند. مصرف کنندگان آگاه تر از گذشته هستند و قدرت خرید افزایش می یابد. علاوه بر این، هنگامی که تقاضا در این بخش ها انعطاف پذیر باشد، قدرت چانه زنی مصرف کننده افزایش می یابد. بنابراین، کسب و کار باید به کار بیشتر مشتری گرا.
سیستم مدیریت کیفیت ISO 1987 که در ابتدا توسط سازمان بین المللی استاندارد (ISO) در 9001 منتشر شده است، فرصتی عالی برای کسب و کارهایی است که به منظور دستیابی به نیازهای کیفی و نیازهای مشتری به منظور دستیابی به نیازهای مشتریان، فراهم می کند. این سیستم با هدف بهبود مستمر در تمام فرایندهای محصولات و خدمات ارائه شده توسط شرکت ها تا رسیدن به مصرف کنندگان است. تمام پروسه های شرکت ثبت می شوند، همه پروسه ها تحت نظارت هستند، سیستم های کنترل شرکت ها در صورت هر گونه مشکلی، کجا و چگونه مشکل به راحتی ایجاد می شود، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه لازم اعمال می شود. با این حال، به این طریق، کالاها و خدمات تولید شده با کیفیت بالا و رضایت مشتری تضمین شده است.
کسب و کارها توسط سازمان های صدور گواهینامه مطابق با اهداف خود گواهی شده و شرکت ها از سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 با اهداف خود بهره مند می شوند. علاوه بر این، داشتن گواهینامه سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 در کشور ما یکی از مهمترین شرایط قانون تدارکات در 2005 است.
با این حال، برخی از موسساتی که سیستم مدیریت کیفیت را ایجاد می کنند به جای استفاده از دستاوردهای این سیستم به عنوان یک ضرورت، نمی توانند آن را در فعالیت های خود منعکس کنند، و به نظر می رسد گواهینامه ایزو 9001 با حفظ فعالیت های مدیریتی جدا از فعالیت هایشان باشد. با این وجود، اکثریت بزرگی، به ویژه شرکت های بخش تولید، به طور موثر این سیستم را اجرا می کنند.
مطالعات صدور گواهینامه سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 برای اولین بار توسط موسسه استاندارد ترکیه (TSE) در کشور ما آغاز شد. با این حال، در طول زمان، تعداد سازمان های ارائه خدمات صدور گواهینامه افزایش یافته است. این سازمان ها نیز به استاندارد TS ISO / IEC 17021 (ارزیابی سازگاری - الزامات سازمان هایی که ممیزی و صدور گواهینامه سیستم های مدیریت را ارائه می دهند) می پردازند. آژانس اعتباربخشی ترکیه (TÜRKAK) اعتبار بخشی از سازمان های صدور گواهینامه را در کشور ما انجام می دهد. با این حال، سازمان های صدور گواهینامه معتبر نیز در سازمان های اعتباربخشی در کشورهای خارجی فعالیت می کنند.
دامنه سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001
صرف نظر از بخش ای که در آن کار می کنند، تمام کسب و کارها با محیط خود ارتباط برقرار می کنند. نمی توان گفت که این شرکت ها خودشان دارایی ها و شرایط خود را ایجاد می کنند. به منظور حفظ وجود آنها، تمام شرکت ها نه تنها باید به مقررات تعیین شده خود پایبند باشند، بلکه باید روابط خود را با محیط زیست خود اهمیت دهند. فرآیندهای خود را با توجه به اطلاعاتی که از محیط زیست گرفته شده تعیین می کنند.
بنابراین رفتار شرکت ها تحت فشار عوامل محیطی، تقاضای مصرف کنندگان و سایر شرکت ها قرار دارد. یک کسب و کار موثر باید به خواسته های محیطی که در آن قرار دارد و به هماهنگی با محیط آن پاسخ دهد، پاسخ دهد. برای سرمایه گذاری در تمام فعالیت های تولیدی امکان ندارد. بنابراین، آن را باید تقاضای برخی منابع از محیط زیست خود.
قبل از شروع سال 1970، هدف اولیه کسب و کار برای حفظ درآمد بالا بود. با این حال، از سال 1970، شرکت ها از این دیدگاه رها شده اند. امروزه، علاوه بر رفتار و انگیزه مدیران و کارکنان، ساختار اجتماعی و فرهنگی جامعه نیز در حفظ و نگهداری شرکت ها موثر بوده است. ظهور استاندارد ISO 9001 و نتیجه چنین توسعه. با شروع برنامه های کاربردی اول، این واقعیت که شرکت ها دارای گواهی ایزو 9001 می باشند، به این معنی است که آنها مطابق با استانداردهای اروپایی تولید می کنند. به یک معنی، این سند مشروعیت کسب و کار را می دهد. به عنوان مثال، شرکت هایی که در مناقصه شرکت می کنند، کسانی که گواهینامه ISO 9001 را دارند، یک قدم جلوتر از آنهایی هستند که نمی کنند.
به همین دلیل، برخی از شرکت ها می خواهند این سند را برای کسب مشروعیت به جای رقابت یا بهره وری به دست آورند. در واقع، به لطف این سند، شرکت ها با نوآوری ها و مشروعیت سازمانی سازگار هستند، نزدیک به پیشرفت های اقتصادی و تکنولوژیکی و بهبود ساختار اجتماعی شرکت. در بلندمدت، کسب و کار بیشتر خوش شانس هستند که از مزایای تکنولوژیکی پیروی کرده و از آن استفاده کنند، و در عین حال، ارزش ها، اصول و اصول خود، سیاست های کیفیت و مأموریت و چشم انداز درون سازمانی را تشکیل می دهند.
استاندارد ایزو 9001 فرایند نهادینه سازی شرکت ها را تسریع می کند، برنامه سازمانی را برای شرکت ها مطابق با مقررات قانونی، برای پیگیری تغییرات تکنولوژی و به موقع تحقق بخشیدن به تغییرات در بازار فراهم می کند. از سوی دیگر، تحولات تکنولوژیکی، مقررات قانونی و نیروهای بازار، کسب و کار را به جستجوهای جدید می اندازند. شرکت های بزرگ می خواهند تأمین کنندگان خود را گواهینامه ایزو 9001، که موجب ایجاد قدرت قابل توجه بازار می شود.
کسب و کارها می خواهند برای تداوم، مؤثر و سازنده در محيطی که در آن کار می کنند، کار کنند. علاوه بر این، این مطالبات بسیار رقابتی است. مسابقه در سطح جهانی و همچنین در مرزهای کشور تجربه می شود. در هر صورت، مصرف کنندگان می خواهند کالاهای و خدمات با کیفیت را با ارزان ترین قیمت خریداری کنند. علاوه بر این، کسب و کارها می خواهند محصولات و خدماتی را که در کمترین هزینه تولید می کنند تولید کنند و پول زیادی کسب کنند. رقابت در این مرحله بستگی به عوامل بسیاری دارد. رقابت در میان رقبای بالقوه و رقبای موجود همچنان ادامه دارد. از یک طرف، تامین کنندگان و مشتریان از یک طرف، اکنون قدرت چانهزنی خاصی دارند. استاندارد ایزو 9001 سیستم مدیریت کیفیت یک بلوک بسیار مهم ساختمان است که به طور مستقیم بر رقابت پذیری شرکت ها در چنین محیط رقابتی پیچیده تاثیر می گذارد. با این حال، آنچه مهم است در اینجا این نیست که این سیستم را در سازمانی تأسیس و تأیید کند، بلکه باید آن را با سایر سیستم ها توسعه داده و آن را ادغام کرد و به مزایای مورد انتظار برسد.
کیفیت چیست و چه چیزی با مدیریت کیفیت مرتبط است؟
کیفیت یکی از عواملی است که مزیت رقابتی قابل توجهی را در شرکت ها ایجاد می کند، اما یک تعریف واحد وجود ندارد. از آنجا که بخش های مختلفی وجود دارد که کالاها و خدمات را تولید می کنند و شرکت های مختلفی در این بخش ها فعالیت می کنند و انواع مختلفی از مصرف کنندگان وجود دارد که به کالاها و خدمات نیاز دارند. به همین ترتیب انتظارات از این کالاها یا خدمات متفاوت است و درک انطباق با نیازهای مصرف کنندگان از فرد به فرد متفاوت است. بنابراین، در ساده ترین حالت، کیفیت را می توان به عنوان سطح مناسب محصولات و خدمات به منظور تعریف شده است. این بدان معنی است که رعایت استانداردها، استفاده و خواسته ها و انتظارات مشتری.
خصوصیات محصول به واسطه اینکه تولید کالا یا خدمات است، متفاوت است. عملکرد، قابلیت اطمینان، دوام، سادگی استفاده، امکانات خدمات، زیبایی شناسی در تولید کالا برجسته است. به همین دلیل، کمال محصولات معنای دیگری برای بخش کالا و خدمات دارد. در تولید کالاها مهم است که کالاهای تولیدی بدون خطا، بدون خطا تحویل داده شوند و فرآیندهای بدون خطا در تمام مراحل تولید تکمیل می شوند. در خدمات تولید، مهم است که خدمات را بدون خطا ارائه دهیم، پس از ارائه خدمات و بعد از ارائه خدمات کامل، و در فرایندهای تولید، کامل باشیم.
سیستم مدیریت کیفیت برای کسب و کار بسیار مهم است. این به این دلیل است که کسب و کار ها باید توانایی خود را برای طراحی، ساخت، بازار و فروش کالاها یا خدمات را به شیوه ای رقابتی بین المللی تعیین و اجرا کنند، حتا آیا در رقابت جدی هستند یا اینکه آیا با کشورهای خارجی تجارت خواهند کرد. به عبارت دیگر، سیاست اساسی سازمانی باید بر پایه استراتژی فعالیت، کیفیت باشد. با ایجاد زیرساخت سیستم مدیریت کیفیت موثر، شهرت این شرکت افزایش خواهد یافت و اعتماد در میان مصرف کنندگان ایجاد خواهد شد.
با توجه به اهداف شرکت ها به منظور دستیابی به کیفیت در این راه، دستاوردهای به دست آمده عبارتند از:
- مقدار ضایعات، ضایعات و قراضه به عنوان یک نتیجه از عملیات کاهش می یابد
- کاهش تولید کاهش خواهد یافت و تولید سرعت بیشتری حاصل خواهد شد
- کارکنان با ابزار، تجهیزات و تجهیزات مناسب پشتیبانی خواهند شد
- اطمینان حاصل شود که کارکنان با توجه به فرآیندهای کسب و کار مستند شده عمل می کنند و در نتیجه افزایش بهره وری در شرکت را افزایش می دهد
- زمان، تلاش و هزینه های پولی برای اصلاح خطاها بعدا کاهش می یابد
- به عنوان رویکرد اساسی سیستم های کیفیت، کار در یک بار و درست انجام می شود
- با تاکید بر مطالعات طراحی، برتر بودن کالا و خدمات به دست خواهد آمد.
- ضرر مشتری کاهش خواهد یافت
- تعداد مشتریان، ارقام فروش و سود عملیاتی با ارائه رضایت مشتری افزایش می یابد
- برای پاسخگویی به نیازهای مشتری جدید، تمام کارکنان شرکت مایل به تغییر و انعطاف پذیری در نوآوری خواهند بود
- مشاغل به سرعت و با دقت و به موقع به فرآیندهای تعیین شده و نقاط کنترل متصل می شوند
- رضایتمندی کارمندان نسبت به رضایت مشتری اهمیت بیشتری خواهد یافت و کارکنان شغلی شان را دوست خواهند داشت و بسیار متقاعد می شوند.
- برای جلوگیری از مشکالت در فعالیت های تولید، قبل از اینکه مشکلی ایجاد شود، راه حل ها تعیین خواهند شد.
برای دستیابی به این نتایج، لازم است سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 را در شرکت ایجاد کنید، که مایل به اجرای آن هستید و به درستی آن را اعمال کنید.
چگونه مدیریت سیستم مدیریت کیفیت؟
نباید فراموش کرد که راه موفقیت در سیستم های کیفیت، در مدیریت کیفیت و پایداری قرار دارد. تا آنجا که این اتفاق می افتد، نهاد از آن بهره مند خواهد شد.
امروزه به این نکته رسیده است که در حالی که خواسته ها و انتظارات مشتری افزایش می یابد، پیشرفت های تکنولوژیکی به سرعت انجام می شود. در اقتصادهای جهانی، کسب و کارها در حال حاضر در سراسر جهان تجارت می کنند و می خواهند به رسمیت شناخته شوند. مسائل مربوط به افزایش رقابت و هزینه های کم کیفیت در حال حاضر دشوار است برای مدیریت کیفیت به طور موثر. اساس این سیستم مدیریت، درک تغییر مداوم و توسعه است. سیستم ایزو 9001 مجموعه ای از استانداردهای است که ایجاد، توسعه و حفظ کیفیت و استفاده از تعدادی از ابزار و تکنیک ها برای این منظور. این به مطالعه برنامه ریزی شده و منظم نیاز دارد. به همین دلیل مهم است که هر کس از مدیران برتر به کارکنان پایین تر برای پذیرش و باور به مفهوم مدیریت کیفیت، اهمیت دارد.
مدیریت کیفیت جامع و سیستم مدیریت کیفیت
امروزه مصرفکنندگان نه تنها خواستار پاسخگویی به نیازهای آنها هستند، بلکه نیاز به کیفیت را نیز به خوبی می دانند. بنابراین، شرکت ها باید کیفیت تولید کنند. شرکت ها برای به دست آوردن موقعیت مطلوب در مبارزه با رقبا، از روش های مختلف استفاده می کنند. مدیریت کیفیت جامع و استاندارد ISO 9001 پایه های مدیریت کیفیت هستند. اساس این کار طراحی و توسعه و کیفیت بالاتر کالا و خدمات تولید شده است.
شرکت هایی در سراسر جهان اجرای مدیریت کیفیت جامع از این سیستم هر دو به عنوان یک روش برای افزایش درآمد خود و به عنوان ابزار مشروعیت استفاده می کنند. در کشور ما، به خصوص با سال های 1980، تغییرات سیاسی، اقتصادی و اجتماعی شروع به تجربه کرد. در حالی که تنها چند شرکت بزرگ برگزاری قبلا در بازار حضور داشتند، تعدادی از شرکت های کوچک و متوسط شروع به افزایش این تغییرات کردند. ترویج کارآفرینی، تلاش های نهادینه سازی و ایجاد بنگاه های جدید در این امر موثر بود. در همین حال، قدرت خرید مردم افزایش یافته است. این یک محیط رقابتی ایجاد کرده و رقابت نه تنها در میان شرکت های بزرگ بلکه در میان شرکت های کوچک، متوسط و بزرگ شروع شده است.
این پیشرفت ها در نهایت علاقه شرکت ها به مدیریت کیفیت جامع را افزایش داد. علاوه بر افزایش تقاضای مصرف کنندگان، تلاش های شرکت ها برای افزایش کیفیت محصولات و هزینه های کنترل شده در افزایش این علاقه مؤثر بوده است.
از سوی دیگر، این واقعیت که شرکت ها از کشورهای خارجی با جهانی شدن پیروی می کنند، ضرورت اجرای مدیریت کیفیت جامع را به عهده داشتند. درک این که شرکت های زیر این روش در رقابت جهانی قوی هستند، افزایش یافته است. با این همه، با وجود تمام این پیشرفتها، تصویب مدیریت کیفیت جامع در کشور ما داوطلبانه نیست. این بیشتر به عنوان ابزار دستیابی به مشروعیت پذیرفته شد. با این وجود، برخی از شرکت ها اثرات سیستم را پذیرفته اند که مزیت رقابتی را ایجاد می کنند، انتظارات مشتری را برآورده می کنند و هزینه ها را کاهش می دهند.
در کشور ما، انجمن صنعتگران و تاجران ترکیه در اتخاذ و گسترده استفاده از مدیریت کیفیت (TUSIAD) و انجمن کیفیت ترکیه (حذف) تاثیر نیرومندی بوده است.
سیستم مدیریت کیفیت یک ابزار و عنصر مهم مدیریت کیفیت است. استاندارد سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 باعث افزایش کارایی شرکت ها و کاهش فعالیت های غیر ضروری و بدون ارزش افزوده می شود.
استانداردهای ایزو 9000 در اصل برای تنظیم استانداردهای نظامی در طول جنگ جهانی دوم طراحی شده بود. براساس نتایج موفق، برنامه ریزی شده بود که این استانداردها را به زندگی غیرنظامی و در سال 1979 اقتباس کند، استاندارد BS 5750 توسط موسسه استاندارد بریتانیا منتشر شد. این اساس استاندارد ISO 9001 در حال حاضر است. استانداردهای ایزو 9000 مجموعه ای از استانداردهای قابل اجرا در همه بخش ها است.
به طور کلی استاندارد ISO 9001 و مدیریت کیفیت جامع با هم مخلوط می شوند. تفاوت اصلی بین آنها وجود دارد:
- مدیریت کیفیت به طور عمده رضایت مشتری را هدف قرار می دهد و در بهبود کیفیت در شرکت تمرکز دارد.
- سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 تجارت را هدف قرار می دهد و بر افزایش و تسهیل تجارت تمرکز دارد.
هر دو رویکرد در واقع مکمل یکدیگر هستند. به همین علت توصیه می شود سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 که سیستم گسترده تر از مدیریت کیفیت جامع است، ایجاد و پیاده سازی کند، برای شرکت هایی که می خواهند مزیت رقابتی را به دست آورند و سیستم های کیفیت را برای این منظور ایجاد و پیاده سازی کنند. استانداردهای سری ISO 9000 سهم قابل توجهی در بهبود کیفیت در شرکت ها دارند.
همانطور که شناخته شده است، مدیریت کیفیت جامع هشت اصل اساسی دارد. همه این اصول در سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 گنجانده شده است. این اصول عبارتند از:
- تمرکز مشتری: کسب و کار باید در حال حاضر در آینده و در آینده نیازهای مشتریان خود را درک و برآورده سازد.
- رهبری: رهبران کسب و کار باید وحدت هدف و مدیریت را تشکیل دهند.
- مشارکت کارکنان: کارکنان پایه و اساس کسب و کار هستند و باید در سیستم شرکت کنند و از مهارت های خود برای بهره برداری از کسب و کار استفاده کنند.
- رویکرد فرایند: شرکت ها باید سند و پیاده سازی فرایندهای مربوط به فعالیت های خود را انجام دهند.
- رویکرد سیستم در مدیریت: کسب و کار باید فرآیندهای تجاری نزدیک را در یک سیستم تعریف و مدیریت کند.
- بهبود مستمر: هدف شرکت ها باید بهبود مستمر عملکرد باشد.
- تصمیم گیری های واقع گرایانه: برای اینکه تصمیم گیری دقیق و موثر باشد، داده ها باید با روش های مناسب تجزیه و تحلیل شوند.
- مزیت متقابل روابط با تامین کنندگان: شرکت ها و تامین کنندگان وابسته به یکدیگر هستند و مزایای متقابل باید در روابط در نظر گرفته شود.
ISO 9001: 2015 سیستم مدیریت کیفیت استاندارد
از زمان انتشار نخستین آن، استاندارد ISO 9001 نیز در تاریخ های مختلف اصلاح شده است. اخیرا ترتیب در 2015 ساخته شده است. ترتیب قبلی در 2008 ساخته شده است. در واقع، تغییرات رادیکال در این تجدید نظر به سختی می توان گفت. تغییرات ساختاری قابل توجهی در تجدید نظر در 2015 وجود داشت.
ساختار اصلی استاندارد ISO 9001 بود:
- حوزه
- نمونه برداری
- شرایط و تعاریف
- سیستم مدیریت کیفیت
- مسئولیت مدیریت
- مدیریت منابع
- گرفتن محصول
- اندازه گیری، تجزیه و تحلیل و بهبود
ساختار اصلی اصلاح 2015 و استاندارد ایزو 9001 به شرح زیر است:
- حوزه
- نمونه برداری
- شرایط و تعاریف
- محتوای سازمان
- رهبری
- برنامه ریزی
- حمایت از
- عمل
- ارزیابی عملکرد
- افزایش در
با استفاده از این مقررات جدید، ساختار استاندارد به طور کلی ساخته شده است و توسط بخش خدمات به راحتی قابل اجرا است. قبلا تنها "محصول kullanılır مورد استفاده قرار گرفت، و در حال حاضر کالا و خدمات artık da در ساختار جدید است.
با تجدید نظر 2015، یک دیدگاه تفکر مبتنی بر ریسک برای شرکت هایی که استاندارد ISO 9001 را استفاده می کنند معرفی شده است و هدف آن ادغام فرایندهای کسب و کار موجود با فرایندهای مدیریت کیفیت است. علاوه بر این، برخی از انعطاف پذیری در شرایط اسناد شناخته شده است. مفهوم تفکر مبتنی بر ریسک در سراسر استاندارد جایگزین بند "اقدام پیشگیرانه" در ساختار قبلی شده است.
ISO 9001: یک دوره گذار سه ساله نیز برای شرکت هایی که از استاندارد 2008 استفاده می کنند، پیش بینی شده است. در طول این دوره، شرکت ها سیستم های کیفیت خود را با استاندارد ISO 9001: 2015 هماهنگ خواهند کرد. ممیزی های بازرسی توسط موسسات صدور گواهینامه برای شرکت هایی که این مطالعات را تکمیل کرده اند و ایزو 9001 انجام خواهد شد: گواهی 2015 به آنها داده خواهد شد در صورت مناسب بودن آنها. اسناد شرکت هایی که این آثار را تکمیل نکرده و ترتیبات لازم را انجام نمی دهند، پس از 15 September 2018، اعتبار خود را از دست خواهند داد. برای اولین بار، شرکت ها تحت استاندارد ISO 9001: 2015 قرار می گیرند.
با توجه به استاندارد جدید 9001 اصلاح شده، مدیریت باید آن را به عنوان یک ابزار کنترل مدیریتی نه تنها در رابطه با کیفیت بلکه در رابطه با استراتژی سازمان نیز ببیند. بنگاهها اکنون فعالیت خود را بر روی یک مدل فرایند سازماندهی می کنند و از سیستم به طور موثر استفاده می کنند. به همین ترتیب، سیستم از لحاظ اندازه گیری، تقویت و به طور مداوم بهبود رضایت مشتری، موثرتر شده است.
فرآیند صدور گواهینامه ایزو 9001
به طور طبیعی، شرکت ها پس از ایجاد و اجرای استاندارد ISO 9001، گواهی ایزو 9001 خواهند داشت. قبل از آغاز کار صدور گواهینامه، شرکت ها باید حداقل سه ماهه سیستم را اداره کنند. در طول این زمان همه کارکنان می دانند که چه کار می کنند و چرا. برای دستیابی به این هدف، تمام کارکنان درون سازمانی باید آموزش لازم را دریافت کرده باشند. در صورت لزوم، نهاد میتواند در این مراحل پشتیبانی خارجی دریافت کند. قبل از صدور گواهینامه، نهاد باید اسناد مربوطه را آماده سازد، سوابق مربوطه را نگه دارد، حسابرسی داخلی را انجام دهد، و جلسه بازبینی مدیریت را برگزار کند. هنگامی که این الزامات کامل می شود، یک سازمان صدور گواهینامه می تواند اعمال شود.
در این مرحله، انتخاب یک مجوز صدور گواهینامه معتبر بسیار مهم است. این اعتباربخشی برای قابلیت اطمینان سازمان گواهینامه و اعتبار بین المللی فعالیتهای آن اهمیت دارد.
بدن صدور گواهینامه درخواست درخواست را ارزیابی می کند و یک پیشنهاد را آماده می کند. اگر این پیشنهاد توسط نهاد تصویب شده باشد، قرارداد بین دو طرف امضا می شود و سازمان صدور گواهینامه کارهای حسابرسی را آغاز می کند.
نهاد تحت بازرسی دو مرحله ای توسط سازمان صدور گواهینامه انجام می شود. مرحله اول مطالعات اسنادی است. در این مرحله، حسابرسان منصوب به ویژه در موارد زیر تمرکز دارند:
- آیا تعهد به مدیریت ارشد به عنوان اولین قدم در سازمانی است که می خواهد گواهی ایزو 9001 را داشته باشد؟
- آیا سازمان مدارک مورد نیاز استاندارد ISO 9001 را تهیه کرده است؟
- آیا اسناد آماده شده در شرکت منتشر شده یا به طور موثر توزیع شده اند؟
- سوابق فعالیت در چارچوب این اسناد ایجاد شده است؟
- وضعیت های نامناسب در فرایندها مشخص شده است؟
- آیا مشخص است که سوابق را حفظ خواهد کرد؟
- آیا یک سیستم ممیزی داخلی در شرکت ایجاد شده است؟
- آیا کارمندان قادر به حل مشکل هستند؟
اگر اسناد آماده شده مطابق با الزامات استاندارد باشد، سازمان صدور گواهینامه ممیزی مرحله دوم را در شرکت آغاز می کند. این ممیزی سایت است و حسابرسان اختصاص داده شده در این مرحله مشاهده می کنند که آیا فرآیندهای مستند شده در کار انجام می شود یا خیر. اگر اندازه و زمینه فعالیت شرکت ضرورت ایجاد می کند، مرحله اول ممیزی ممکن است در این زمینه انجام شود. با مرحله دوم، فرایندهای مستند شده بر روی سایت تأیید می شود و مشخص می شود که آیا سیستم به طور موثر عمل می کند. در این مرحله، تعیین می شود که آیا تمام فرآیندهای کسب و کار با یکدیگر در تعامل هستند یا خیر.
واحدهای صدور گواهینامه از طریق چک لیست ها و استانداردهای راهنمایی انجام می شود. اگر وضعیت حادثه در حین ممیزی دیده شود، این گزارش در گزارش حسابرسی شده توسط حسابرسان ثبت شده است.
این سازمان گواهینامه تصمیم خود را بر اساس این گزارش می گیرد. اگر شرکت تصمیم بگیرد که شرکت با توجه به نتایج این گزارش مستحق گواهی باشد، گواهی ISO 9001: 2015 گواهینامه سیستم مدیریت کیفیت را صادر می کند و به شرکت می دهد.
دوره صدور گواهینامه ISO 9001 سه سال است. شرکت هایی که این گواهینامه را دریافت کرده اند باید یکبار در سال یک حسابرسی نظارت داشته باشند. با این حال، در طی این بازرسی های موقت، ممکن است برخی موقعیت های نامطلوب رخ دهد. حسابرسان در این مرحله هشدار لازم را به شرکت می دهند. اگر این عدم انطباق ها قابل قبول باشد (عدم انطباق جزئی)، نهاد طول عمر و چگونگی اصلاح آنها را متعهد می کند. این دوره نمی تواند بیش از سه ماه باشد. سپس اقدامات اصلاحی در داخل سیستم را آغاز می کند. در اولین حسابرسی، ابتدا مشاهده می شود که این عدم انطباق حذف شده است. با این حال، اگر این عدم انطباق در سطح قابل قبول (عدم انطباق عمده) قرار نگیرد، پس باید نهایتا این ناهماهنگی را اصلاح کند. در غیر این صورت، سند صادر نمی شود و یا سند داده شده به حالت تعلیق درآمده است.
چرا کسب و کار ها می خواهند گواهینامه ایزو 9001 را داشته باشند؟
دلایل اینکه کسب و کار را برای اخذ گواهینامه ایزو 9001 هدایت می کند می تواند داخلی یا خارجی باشد. دلایل داخلی ممکن است بهبود کیفیت محصولات و خدمات و افزایش بهره وری و کارآیی سازمانی باشد. دلایل غیر تجاری می تواند فشار مشتری، اضطراب شهرت یا مزیت رقابتی باشد. با این حال، داشتن گواهینامه ایزو 9001 بدون در نظر گرفتن دلیل، بر عملکرد شرکت تاثیر می گذارد.
استاندارد ایزو 9001 نیز به عنوان یک ابزار برای منظم کردن و بهبود سبک مدیریت در چارچوب دیدگاه و مأموریت سازمانی دیده می شود. به این ترتیب شرکت ها استاندارد ISO 9001 را برای افزایش حسابرسی داخلی خود، مطابقت با فشار مشتری، کاهش هزینه های معامله، حفظ حضور خود در بخش، افزایش سهم بازار، بهبود تصویر سازمانی، افزایش کارایی و کارایی و رقابت در بازارهای داخلی و خارجی، مورد استفاده قرار می دهند.
با این وجود، شرکت ها با ایجاد و اجرای سیستم مدیریت کیفیت مواجه هستند. شایعترین مشکلات عبارتند از:
- عدم مشارکت کارکنان و مدیران
- عدم آموزش و آگاهی
- گردش کار بالا
- مقاومت در برابر تغییر سیستم موجود
- مدیریت ارشد سیستم خود را ندارد
- برنامه ریزی نامناسب
- عدم استفاده از روش اندازه گیری موثر
- عدم جلسات با کیفیت
- درک اهمیت کیفیت
- مستندات کافی وجود دارد
- عدم ثبت برخی از فعالیت ها
- وارد شدن انتظارات بزرگ در یک زمان کوتاه
- درک سیستم به عنوان بار
- عدم تصمیم گیری مبتنی بر داده ها
- کمبود ارتباطات
