فوڈ سیکٹر میں کام کرنے والی کمپنیاں جو اپنے کاروبار میں بی آر سی فوڈ ، فوڈ سیفٹی سسٹم قائم کرتے ہیں اور ان کا نظم کرتے ہیں وہ ایک خاص مدت کے بعد تصدیق نامہ کے ادارہ پر درخواست دے سکتے ہیں اور سند کی درخواست کر سکتے ہیں۔ یہ مدت عام طور پر تین ماہ کے طور پر پیش کی گئی ہے۔ کم از کم یہ نظام عمل درآمد کے دور سے گزر چکا ہوگا اور ضروری اصلاحات کی گئیں۔ اس وقت کی نشاندہی کی گئی خامیوں کا ازالہ کیا جاسکتا ہے یا عمل کو زیادہ موثر بنایا جاسکتا ہے۔ اس کے بعد ، ایک سرٹیفیکیشن باڈی کے ساتھ ایک معاہدہ کیا جاتا ہے اور آڈٹ کے کام شروع کردیئے جاتے ہیں۔ جب کسی سرٹیفیکیشن باڈی میں درخواست دیتے ہیں تو ، سرٹیفیکیشن درخواست فارم اور سرٹیفیکیشن کی ہدایت کو پہلے تیار کیا جانا چاہئے۔ اس کے علاوہ ، کمپنی کو کوئی اور دستاویزات فراہم کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ تاہم ، سسٹم کی تنصیب کے دوران تیار کردہ دستاویزات کی ایک کاپی سرٹیفیکیشن باڈی کو دی جانی چاہئے یا اس جسم تک قابل رسائی ماحول میں رکھنی چاہئے۔ اس کی وجہ یہ ہے کہ ابتدائی مطالعات کے لئے سرٹیفیکیشن باڈی کو اس دستاویزات کی ضرورت ہوگی۔
اس دستاویزات کے ذریعہ ابتدائی معائنے کے کام کے بعد سندی ادارہ کمپنی کی پیداواری سہولیات پر اصل معائنہ کا کام شروع کرے گا۔ اس مطالعہ کی منصوبہ بندی کرتے وقت ، دستاویزات کی درخواست کرنے والی کمپنی کا سائز اور ملازمین کی تعداد کو مدنظر رکھا جاتا ہے۔ اس کے علاوہ ، اگر کمپنی کے ایک سے زیادہ نقطہ پر پیداوار کے علاقے ہوں تو ، آڈٹ کی منصوبہ بندی میں بھی اس کو بطور بنیاد لیا جاتا ہے۔ جہاں تک ممکن ہو ، فرم کی تمام سرگرمیاں آڈٹ کی سرگرمیوں میں مشاہدہ کی جاتی ہیں۔ یہ ضروری ہے کہ کمپنی کس حد تک مطلوبہ معیارات کی تعمیل میں کام کرتی ہے۔ آڈٹ کے اختتام پر ، آڈیٹرز ایک تفصیلی رپورٹ تیار کرتے ہیں اور اسے سرٹیفیکیشن باڈی میں پیش کرتے ہیں۔ سرٹیفیکیشن کا ادارہ جب اس کا فیصلہ کرتے ہیں تو اس رپورٹ کے نتائج کے مطابق کام کرتا ہے۔ نتیجے کے طور پر ، اگر یہ فیصلہ کیا گیا ہے کہ کمپنی بی آر سی فوڈ ، فوڈ سیفٹی سسٹم سرٹیفکیٹ حاصل کرنے کا مستحق ہے تو ، سرٹیفکیٹ جاری کیا جاتا ہے اور کمپنی کو فراہم کیا جاتا ہے۔ اس سرٹیفکیٹ کی میعاد کی مدت تین سال ہے ، لیکن ہر سال عبوری آڈٹ کروا کر کمپنی کی سرگرمیاں منائی جاتی ہیں۔ اگر ان معائنوں میں کوتاہی ہیں تو ان سے اصلاح کی درخواست کی گئی ہے یا اس دستاویز کو منسوخ کرنا ممکن ہے۔
