Miksi toimittajat ovat tärkeitä?
Nykyään kokonaistason lähestymistapa ja laadunvarmistusjärjestelmien luominen on tullut hyvin yleiseksi. Toimittajien yritykset muodostavat ketjun ensimmäisen linkin lähteen laadun kannalta. Riippumatta niiden koosta ja koosta, kaikkien yritysten on hankittava tarvittavat raaka-aineet, puolivalmiit tuotteet, osat, osajärjestelmät ja jotkin materiaalit tai jotkin palvelut. Ostajiin kuuluvat palvelut, kuten konsultointi, mainonta, siivous, kuriiripalvelut ja catering.
Kaikille näille yrityksille tuotteiden ja palveluiden laatu liittyy suoraan toimittajien ja niiden tuotteiden ja palveluiden laatuun. Laatujärjestelmien tärkeä osa on, että ilman syöttölaatua lopputuotteen laatua ei voida mainita. Siksi toimittajien on oltava täysin integroituneita yrityksen prosesseihin. Liiketoimintaprosessien toisessa päässä on toimittajia. Toisessa päässä ovat asiakkaat. Vaikka yritys välittää asiakkaiden vaatimuksia tavarantoimittajayrityksiltä, sen on myös jaettava asiakkailta saadut palautteet toimittajayrityksille. Tuotteen tai palvelun kehittämisessä on yrityksen ja tavarantoimittajan välinen yhteistyö.
Vaatimustenmukaisuus on mittari, joka täyttää tuotteen ja palvelun kriteerit, joita tarvitaan yrityksen ja toimittajayritysten asiakkaiden tarpeiden ja odotusten täyttämiseksi. Tuotteen tai palvelun ominaisuuksien määrittämisen jälkeen suunnittelutehtävissä yhtiö alkaa neuvotella toimittajayritysten kanssa. Yksinkertaisesti sanottuna virtaus on seuraava: asiakkaat tunnistavat vaatimukset, liiketoiminta määrittää näiden ominaisuuksien perusteella liiketoiminnan ominaisuudet ja ilmoittaa tavarantoimittajalle, sitten toimittajalta saatu tuote tai palvelu verrataan asiakkaan odotuksiin ja varmistetaan, että liiketoiminta toimitetaan asiakkaalle.
Suorituskyky on yrityksen tuotteiden tai palvelujen suorituskyvyn määrittäminen markkinoilla eri menetelmillä (kuten asiakastutkimus-, myynti- tai palveluanalyysi). Laadun asiantuntijoiden mukaan on tärkeää, että toimittajayrityksillä on hyvät suhteet yrityksiin, joissa he harjoittavat liiketoimintaa, sekä itsensä kehittämisen että tuottamiensa tuotteiden tai palvelujen kehittämisen kannalta. Niiden välillä tulisi olla jatkuvaa vuoropuhelua, olisi luotava suhteet vankalle pohjalle, tiedonkeruu ja mittaukset olisi suoritettava ja tiettyjä sääntöjä olisi noudatettava laadun parantamiseen liittyvien menetelmien osalta.
Toimittajien kanssa työskentelyllä on tärkeä asema yrityksen toiminnassa, ja vaaditut tuotteet tai palvelut on hankittava odotetussa laadussa, halutussa määrin, halutussa ajassa, sopivalla kustannuksella ja halutusta lähteestä. Näistä syistä toimittajat ovat tärkeitä ja niitä on valvottava.
Yritysyritysten yhtiöiden odotukset ovat seuraavat:
- Tuotteet ja palvelut on toimitettava pyynnöstä
- Yrityksen on täytettävä vaatimukset nollavirheellä
- Pitäisi olla kustannustehokas
- On oltava laadukkaita ja toimitettava ajoissa
- Jos toimittajalla on ongelmia, ne on ratkaistava vaikuttamatta asiakkaan vaatimuksiin.
- Toimittajien prosesseja olisi valvottava tilastollisten prosessinohjaustekniikoiden avulla
- Toimittajien tulisi kehittää suosituksia tuotteiden toimittamisesta asiakkaalle ja vaikuttaa prosesseihin
Toimittajien tarkastukset
Jotta toimittajayritysten auditoinnit olisivat terveitä ja onnistuneita, ensinnäkin yrityksessä olisi sovellettava ISO 9001 Quality Management System -järjestelmää. Ostetun tuotteen tai palvelun laatu on tärkein tekijä, joka määrää yrityksen tuotteiden tai palveluiden laadun. Siksi on tärkeää, että yrityksessä on vankka infrastruktuuri. Tarjonnan oikea-aikainen, korkea laatu ja halutut ominaisuudet, samalla tavalla kuin asiakkaidensa liiketoiminta, joka tarjoaa laadukkaita tuotteita ja palveluja.
Tältä osin on erittäin tärkeää tarkastaa toimittajat, jotka vaikuttavat suoraan tuotteiden ja palveluiden laatuun, ja arvioida niitä määriteltyjen suorituskyvyn seurantakriteerien mukaisesti. Yritysten määrittelemät tehokkuuden arviointimenetelmät ja toimittajien arviointimenetelmät käsittelevät tavallisesti toimittajayrityksiä kahdella eri näkökulmalla: ensimmäistä kertaa hankittavat toimittajat tuotteiden ja palveluiden kanssa sekä toimittajayritykset, joissa tuotteet ja palvelut hankitaan. Yritykset, joilla on ISO 9001 Quality Management System -sertifikaatti, eivät osta tuotteita tai palveluita toimittajalta. Toimittajien on täytettävä tietyt ehdot. Tästä syystä suoritetaan sekä uusien toimittajien valinta että työskentely nykyisten toimittajien kanssa.
Saadakseen toimittajayritysten auditoinneista odotettavissa olevan hyödyn olemassa olevaan dokumentaatioon on välttämättä sisällytettävä tarkastusprosessi. Jotta auditoinnin aikana ei jäänyt mihinkään pisteisiin, tarkastukset tehdään laadittujen tarkistuslistojen perusteella.
Lisäksi uusien toimittajayritysten määrittelyssä ja olemassa olevien toimittajayritysten arvioinnissa yrityksellä olisi oltava valmiiksi laadittu arviointitaulukko. Pisteytys olisi tehtävä tiettyjen kriteerien perusteella, kuten tuotteen ja palvelun laatu, toimitusaika, hinta, maksutapa ja siitä, onko sillä ISO 9001in laatujärjestelmän sertifikaatti. Ei ole olemassa yhtä ratkaisua siihen, mitä nämä kriteerit ovat ja miten pisteet lasketaan. Ne muuttuvat enimmäkseen yritysten organisaatiorakenteen, toiminta-alueiden ja johtamisen näkökulmasta riippuen. Toimittajan arviointimenettelyn ydin on kuitenkin määritellä periaatteet ja vastuut, joita sovelletaan toimittajien valinnassa tai toimittajien arvioinnissa.
Toimittajien tarkastukset suoritetaan yleensä seuraavien tärkeimpien tekijöiden perusteella:
- Laadunhallintajärjestelmäsovellusten tarkistaminen (sovellusten tarkastus, jäljitettävyys, dokumentaationhallinnan riittävyys, materiaalin tarjonta ja materiaalinhallinnan soveltuvuus, prosessi- ja laadunvalvontapisteet, kalibrointilaitteet ja vaatimustenvastaisuudet sekä jatkuvan parantamisen toimet laadukkaiden tuotteiden ja palvelujen toimittamisen varmistamiseksi)
- Teknisen kapasiteetin tarkistaminen (välttämätön infrastruktuuri, toimistot ja tilat, pätevyys ja insinööriosaaminen, suunnitteluosaaminen)
- Tuotantokapasiteetin määrittäminen (työntekijöiden pätevyys, erikoisprosessilaitteet ja pätevyys)
