Miksi toimittajavalvonta on tarpeen?
Monet yritykset luottavat toimittajiin toimittaakseen raaka-aineita, puolivalmiita tuotteita tai valmiita tuotteita ja näiden tuotteiden laatua. Yrityksille, joilla on vaadittuja laatuominaisuuksia, ei ole mahdotonta toimia, jotka eivät pysty hankkimaan jalostettua tai puolivalmistettua materiaalia tai raaka-ainetta vaaditun ajan kuluessa, toimimaan oman laatupolitiikan puitteissa. Siksi on erittäin tärkeää, että periaatteita ja periaatteita noudattavat yritykset valvovat ja valvovat paikan päällä toimivia toimittajia.
Tuotteiden laadun säilyttäminen ja asiakastyytyväisyyden luominen on mahdollista vain tehokkaalla valvonnalla. Asiakastyytyväisyys ja tuotteiden laatu saavutetaan vain sillä, että toimittajayrityksillä on niiden yritysten hallussa olevat hallintajärjestelmät, joita he työskentelevät, ja että ne todella toteuttavat nämä järjestelmät. Toimittajien ei luonnollisesti voida odottaa tuottavan jatkuvasti samoja laatukriteerejä. Tästä syystä on tärkeää tarkistaa, tarjoavatko tavarantoimittajat tuotteiden odotettua laatua, turvallisuutta ja terveyttä ja tuottavatko ne asiaankuuluvien standardien mukaisesti. Nämä tarkastukset ovat myös edellytys yritysten vastuulle asiakkailleen.
Toimittajien valvontatoiminnot toteutetaan yritysten määrittelemillä aikaväleillä ja kriteereillä. Näiden tarkastusten tuloksena laadittujen raporttien avulla yritykset voivat arvioida toimittajia ammattimaisesti ja antaa mahdollisuuden ohjata toimittajia työskentelemään haluamansa kriteerin mukaisesti.
Toimittajavalvontatutkimuksia suorittavassa organisaatiossa työskentelevien tilintarkastajien pätevyys- ja tilintarkastusvaatimukset määräytyvät yritysten ja valvontaorganisaation välisen pöytäkirjan perusteella. Pöytäkirjaan sisältyy myös tarkastusmenetelmä sekä hyväksyttävät tai hyväksymättömät virheasetukset.
Toimitusketjulla on suuri osuus yritysten menestyksessä erityisesti nykypäivän haastavissa markkinaolosuhteissa. Toimittajayritysten noudattaminen yrityksen kriteerien ja standardien kanssa on välttämätöntä tietyn laatuvaatimuksen saavuttamiseksi toimitusketjussa ja positiivisen kuvan luominen yrityksen julkisella sektorilla. Toimittajien tarkastukset suoritetaan yhtiön politiikan, standardien, prosessien ja työnkulun periaatteiden mukaisesti. Tällä tavoin yritykset voivat nähdä toimitusketjun tilanteen markkinoilla ja vastata ongelmiin ja tilanteisiin, joita on puututtava ajoissa.
Mitä toimittajavalvonta saa yrityksille?
Toimittajien valvonnalla varmistetaan, että yritykset seuraavat toimitusketjua tehokkaasti ja että yritykset noudattavat kansainvälisesti hyväksyttyjä laatu-, ympäristö- ja sosiaalisen vastuun periaatteita. Yritykset varmistavat, että ne täyttävät velvoitteensa tällä tavalla.
Tällä välin yritykset näkevät toimittajiensa vahvuudet ja heikkoudet, joiden kanssa he työskentelevät, samalla kun he tunnistavat mahdollisuuksia ja uhkia, joita heillä on, ja määritetään, mitä johtamisjärjestelmiä ja -standardeja niiden olisi toteutettava tässä suhteessa.
Toimittajien valvontatutkimusten päätyttyä yrityksillä on mahdollisuus nähdä toimittajien yritysten toimintaa paikan päällä, tutkia niiden noudattamia prosesseja, ymmärtää järjestelmän sovelluksia, epäjohdonmukaisuuksia, sovellusten puutteita ja kuinka paljon ne soveltavat korjaavia ja ennaltaehkäiseviä toimia.
Toimittajavalvonta ja auditointi suoritetaan yleensä ennalta määritellyllä luettelolla kysymyksistä. Kullakin näistä kysymyksistä on vakioarvot, ja ne kirjataan tilintarkastajien valvonnan aikana antamiin pisteisiin. Tällaisessa laskelmassa toimittajayritykset määrittävät valvonnan tuloksena tulokset ja poikkeamat standardista. Tällaisen pisteytysjärjestelmän avulla saadaan kaksisuuntainen hyöty. Se on kuin
- Toisaalta eri toimittajayrityksiä valvotaan eri aikoina, ja tavarantoimittajia on mahdollista verrata keskenään tasapuolisin perustein.
- Toisaalta verrataan samojen toimittajayritysten tuloksia eri aikoina tehtyjen toistuvien tarkastusten tuloksena ja niiden kehitystä seurataan ajan mittaan.
Toimittajan valvontamuotoihin sisällytettävät pisteet määritetään valvontaviranomaisen ja yrityksen välillä. Se liittyy kuitenkin pääasiassa yrityksen odotuksiin valvontatutkimuksista ja tavoista, joilla toimittajat haluavat arvioida. Esimerkiksi toimittajan kilpailukyky, riippumatta siitä, onko sillä hintavarmuus, toimitetaanko tuotteet oikea-aikaisesti, tarkasti ja täydellisesti, onko tuotteen laatu yrityksen tarpeiden mukainen, kuinka rehellinen ja luotettava se on markkinoilla, hallintajärjestelmää koskevat asiakirjat ja vakioasiakirjat.
Seuraavat edut ovat huomionarvoisia, kun otetaan huomioon, mitä toimittajavalvonta antaa yrityksille:
- Yritykset tunnistavat toimitusketjun ongelmat.
- Kertaluonteiset tai kertaluonteiset toimittajat poistetaan.
- Se antaa yrityksille uuden näkökulman suorituskyvyn ja taloudellisen tehokkuuden kannalta ja auttaa toimittajaa suunnittelemaan tarpeitaan oikein.
- Toinen tärkeä voitto on, että yritykset luovat tällä tavoin järjestelmällisen kilpailun ja lisäävät yrityksen neuvotteluvoimaa.
Toimittajien valvonta toteutetaan elintarvikkeissa, autoteollisuudessa, lääketeollisuudessa, koneissa, kemikaaleissa, tekstiilissä ja monilla muilla aloilla, ja esimiehet tarjoavat toimittajien kehittämisohjelmia erityisesti vähittäiskauppaketjuille.
Toimittajien valvonnalla yritysten tuotantoprosessi on tasapainoinen ja niiden kilpailukyky kasvaa. Yritykset nopeuttavat kehitystään tällä tavalla ja tekevät niiden jatkuvuudesta pysyvän.
Nykypäivän globalisoituvilla markkinoilla toimittajat eivät sijaitse samassa maassa tai samassa alueella, vaan monissa kaukaisissa osissa maailmaa. Valvontavirastot valvovat ja valvovat jopa näitä etätoimittajia niiden laaja-alaisten palveluverkostojen kautta. Tämä antaa yrityksille suurta etua globaaleilla markkinoilla. Kaikkien eri maissa, eri kulttuureissa, eri talouksissa asuvien ja eri kielillä puhuvien toimittajien valvonta tuo lisäarvoa yrityksille, joilla on yhteinen näkökulma.
Samaan aikaan yritysten kotimaisten markkinoiden tilannetta arvioidaan yksityiskohtaisesti toimittajasuhteiden suhteen ja näiden yritysten kilpailukyky kansainvälisillä markkinoilla paljastuu toimittajien valvontatutkimuksissa.
