Kaikkien hitsattuun tuotantoon osallistuvien yritysten on luotava ja toteutettava ISO 3834 Welded Manufacturing Competence Management System -järjestelmä yrityksissään ja hankittava sitten ISO 3834-sertifikaatti. Kun järjestelmää käytetään jonkin aikaa, sertifiointiprosessi käynnistetään hakemalla sertifiointielimelle. Yleensä ensimmäinen askel toteutetaan täyttämällä sertifiointilaitoksilta hankittava hakemuslomake. Sertifiointielimen valinnassa on kuitenkin oltava varovainen ja tutkittava, onko se kansallisen tai kansainvälisen akkreditointielimen valtuuttama.
Hakemuslomakkeen arvioinnin jälkeen sertifiointielin valmistelee sopimuksen. Sopimuksessa annettavan palvelun laajuuden tulisi olla selkeä ja ymmärrettävä. Heti kun hakijayritys on allekirjoittanut sopimuksen, työ alkaa ja sertifiointilaitos nimittää riittävän määrän tilintarkastajia riippuen yrityksen koosta ja työntekijöiden määrästä. Tarkastukset suoritetaan kaikille teollisuusyrityksille, jotka tekevät tuotantoa hitsaamalla ISO 3834 -standardin mukaisesti. Rautatieliikenteen ajoneuvojen ja niiden osien tuotantoon ja korjaukseen osallistuville yrityksille TS EN 15085 standardeihin tehdään perustuvat tarkastuksen.
Tilintarkastajat tekevät alustavan tarkastuksen dokumentaatiotutkimusten avulla. Jos ennakkotarkastuksessa kiinnitetään huomiota epämukavuuteen tai virheeseen, ne pyydetään korjaamaan. Kenttätarkastuksia ei voida suorittaa ennen kuin dokumentaation puutteet on korjattu. Jos puutteita ei löydy tai havaitut puutteet saadaan päätökseen annetussa ajassa, kenttätarkastukset, joissa todellinen tarkastustyö tehdään. Tässä vaiheessa yrityksen toimintaa seurataan työssä. Paikan päällä tarkkaillaan, kuinka paljon tehtyä työtä tehdään valmisteltujen liiketoimintaprosessien, sovellusohjeiden ja työn vuokaavioiden mukaisesti, kuinka paljon työntekijät toimivat tehtävänkuviensa mukaisesti. Tässä vaiheessa, jos havaitaan puutteita ja poikkeamia, vaaditaan korjaavia ja ehkäiseviä toimenpiteitä ja näiden tutkimusten tuloksia seurataan.
Jos nämä tutkimukset edellyttävät muutoksia olemassa olevaan dokumentointiin, nämä muutokset ovat myös mahdollisia. Kun kaikki nämä tutkimukset on suoritettu, tilintarkastajat laativat raportin ja toimittavat sen sertifiointielimelle. Jos sertifiointilaitos arvioi tämän raportin tuloksia ja pitää niitä asianmukaisina, se antaa ISO 3834 -hitsautuneen valmistuksen ammattitaidonhallintajärjestelmän sertifikaatin ja toimittaa sen yritykselle. Todistuksen voimassaoloaika on kolme vuotta. Välitarkastuksia tarvitaan kuitenkin kerran vuodessa varmennetun järjestelmän vaatimustenmukaisuuden tarkastamiseksi. Tärkeintä ei ole ainoastaan saada asiakirjoja, vaan varmistaa, että järjestelmä on kestävä. Jos välivaiheen tarkastuksissa todetaan, että yritys ei noudata standardivaatimuksia, varmenne voidaan peruuttaa.
